5 วิธีในการสร้างตารางงานของพนักงานได้ง่าย

การกำหนดเวลาของพนักงานเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้จัดการธุรกิจทุกๆคน ผู้จัดการสามารถรู้สึกถึงแรงกดดันในการติดตั้งเมื่อไม่มีกระบวนการตั้งเวลาที่มีประสิทธิภาพ ในทำนองเดียวกันมันเจ็บขวัญกำลังใจของพนักงานเมื่อพวกเขาไม่ได้มีกำหนดการที่ทำหน้าที่ทักษะและความต้องการของพวกเขา เพื่อให้เรื่องแย่ลงบ่อยๆบุคคลที่รับผิดชอบในการกำหนดเวลาของเจ้าหน้าที่จะจัดการกับตารางเวลาตารางเวลาปฏิทินที่พร้อมให้บริการและคำขอของพนักงานที่พวกเขาต้องจัดการด้วยตนเองหรือในสเปรดชีตขนาดใหญ่ ผู้จัดตารางเวลาบางคนทุ่มเททั้งวันหรือแม้แต่สัปดาห์เพื่อพัฒนาเผยแพร่และแก้ไขตารางการทำงานของพนักงาน

มีปัญหาเกี่ยวกับตารางเวลาที่ต้องใช้ความสนใจของทั้งผู้บริหารและพนักงาน ช่วงเวลาที่ได้รับการจัดการอย่างดีช่วยให้องค์กรสามารถเคลื่อนย้ายและแก้ไขสถานการณ์ที่ซับซ้อนได้หลายอย่าง ลองมาดูห้าวิธีในการทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น

1. รู้จักทีมของคุณ

ขั้นตอนแรกในการกำหนดเวลาของพนักงานที่มีประสิทธิภาพคือการสร้างรายชื่อพนักงานที่กำลังทำงานให้กับธุรกิจหรือแผนกของคุณ พร้อมกับชื่อและบทบาทของพวกเขาคุณควรให้ข้อมูลที่ติดต่อมีประโยชน์ตลอดจนทักษะและการรับรองที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลเพิ่มเติมสามารถระบุได้ว่าพวกเขาเป็นแบบไม่เต็มเวลาหรือแบบเต็มเวลาตลอดจนข้อ จำกัด ด้านการทำงานล่วงเวลาใด ๆ

2. สร้างกระบวนการสำหรับพนักงานที่ว่าง

ให้พนักงานมีโอกาสในการสื่อสารเวลาทำงานที่ต้องการ การให้ทางเลือกในการพูดถึงความชอบของพวกเขาทำให้ผู้จัดการมีวิธีการส่งเสริมสภาพแวดล้อมในการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้การรู้จักการตั้งค่าของพนักงานสามารถช่วยให้คุณสามารถวางพนักงานในการเปลี่ยนงานได้ซึ่งสะดวกสำหรับทั้งสองฝ่าย ความพร้อมใช้งานสามารถเก็บไว้ในรูปแบบปฏิทินหรือแบบฟอร์มได้ พนักงานควรจะสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งกะที่ต้องการ พวกเขาควรตระหนักว่าบางครั้งอาจต้องทำงานคนอื่นกะเพื่อให้ครอบคลุมทุกชั่วโมงการทำงานที่เปิด

3. ทำให้ตารางเวลาสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย

เมื่อคุณสร้างกำหนดการแล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถดูและเข้าถึงได้โดยง่าย บ่อยครั้งที่พนักงานสามารถลืมดูตารางเวลาได้หากไม่ได้อยู่ในสถานที่ที่มองเห็นได้ง่าย นอกจากนี้พนักงานของเรายังสามารถสูญเสียหรือใส่สำเนาเอกสารของแต่ละตารางได้อย่างง่ายดาย ถ้าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงตารางเวลาได้อย่างง่ายดายพวกเขามักจะแสดงตัวช้าในการทำงาน (ถ้าพวกเขาแสดงขึ้นมา)

4. วางแผนสำหรับสิ่งที่แย่ที่สุด

เมื่อคุณออกแบบตารางเวลาทำงานให้คำนึงถึงปัจจัยฉุกเฉินในใจ ตารางเวลาที่ออกแบบมาอย่างดีมีแผน B ดังนั้นผู้จัดการจะไม่ต้องตื่นตระหนกหากพนักงานคนใดไม่ปรากฏตัวหรือต้องออกไปเพื่อรับเหตุฉุกเฉิน การมีแผนภูมิความพร้อมใช้งานที่จัดไว้อย่างดีจะช่วยได้เช่นกัน ผู้จัดการควรมีกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับธุรกิจการค้าและการขาดงานกะ

5. จัดตารางเวลาคนที่เหมาะสมสำหรับงาน

ใช้รายการพนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตั้งเวลาพนักงานตามพรสวรรค์และทักษะของพวกเขา บางครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ขาดแคลนผู้จัดการจะถูกบังคับให้เติมกะแม้กระทั่งกับพนักงานที่ไม่เหมาะกับงานมากที่สุด นี้อาจได้รับงานที่ทำ; อย่างไรก็ตามธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์อย่างมากจากกระบวนการที่สมบูรณ์แบบเมื่อเทียบกับการเสร็จสิ้นเพียง การกำหนดตำแหน่งพนักงานในตำแหน่งที่ไม่เหมาะกับความชอบหรือความสามารถของตนอาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน

เพื่อให้การกำหนดตารางการทำงานของพนักงานทำได้ง่ายขึ้นคุณอาจต้องพิจารณาเปลี่ยนกระบวนการจัดการด้วยตนเองด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์กำหนดเวลาที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้สามารถจัดการข้อขัดแย้งในการจัดทำตารางเวลาที่ปราศจากข้อผิดพลาดและให้ความยืดหยุ่นในการจัดการกับความต้องการเฉพาะของคุณ อย่างไรก็ตามคุณทำตารางเวลาของคุณครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณกับคนที่เหมาะสมในขณะที่ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและความเครียดน้อยลงควรเป็นเป้าหมายสูงสุดของคุณ

ภาพปฏิทินได้รับความอนุเคราะห์จาก Shutterstock