ใบแจ้งหนี้ของคุณถูกปฏิเสธ: 8 เคล็ดลับสำหรับ บริษัท ที่ออกใบแจ้งหนี้ยอดนิยม |

การปิดข้อตกลงกับองค์กรหรือลูกค้าองค์กรคือการเพิ่มที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและใหญ่เหมือนกัน

การรับเงินอย่างไรก็ตาม เป็นอีกสิ่งหนึ่งอย่างสมบูรณ์

สามารถทำได้อย่างราบรื่นตามที่คุณคาดหวังหรือจบลงด้วยความยุ่งเหยิงทั้งหมด ทั้งหมดขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ เมื่อได้รับและบันทึกใบแจ้งหนี้จะเรียกใช้ชุดกระบวนการที่ส่งผลให้เกิดเงินที่กดปุ่มบัญชีของคุณเว้นแต่บางอย่างผิดพลาด

กุญแจสำคัญในการทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณถูกล้างตามเวลาอยู่ในรายละเอียด เคล็ดลับต่อไปนี้มาจากสองปีของฉันในบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้และต่อไปนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาเงินและการจัดการที่ดีของความเครียด

ดูยัง: บัญชีเจ้าหนี้คืออะไร? เมตริกต่อนาที

1. ทราบว่าใบกำกับสินค้าของคุณไปที่ใด

ในขณะที่ต้องติดต่อกับ บริษัท ใหญ่ ๆ คุณต้องจำไว้ว่าบัญชีเจ้าหนี้เป็นหนึ่งในกระบวนการแรกที่ต้องทำ outsource และ automatized และเมื่อมีการทำงานแบบอัตโนมัติความคลาดเคลื่อนของข้อผิดพลาดจะเป็นไปในทางตรงกันข้าม ซึ่งใช้กับใบแจ้งหนี้ของคุณด้วย

ซึ่งหมายความว่าใครบางคนในประเทศอื่น (และแม้แต่เขตเวลาอื่น) อาจจะหนังสือในใบแจ้งหนี้ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นบุคคลที่สามหรือศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกันมาตรฐานคุณภาพจะเข้มงวด พวกเขาจะไม่ลังเลที่จะปฏิเสธใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะจากผู้ขายรายเล็ก ๆ โดยสงสัยว่ามีบางอย่างที่ปิดอยู่ สิ่งที่อาจดูเหมือนว่าคุณเป็นรายละเอียดเล็กน้อยอาจทำให้เกิดผลกระทบร้ายแรงต่อคู่ค้าผู้รับเหมาช่วงในกรณีที่มีการตรวจสอบ

นอกจากนี้ AP ยังดำเนินการกับเอกสารจำนวนมากและประเมินผลได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีเวลาในการวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับในรายละเอียด - ถูกต้องหรือไม่และนั่นแหละ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณได้รับการยอมรับและอนุมัติทันที อย่างไร? ดีโดยปฏิบัติตาม!

2. เล็บจากจุดเริ่มต้น

ปัญหาด้านการชำระเงินส่วนใหญ่ที่ฉันเห็นมาอาจหลีกเลี่ยงได้ง่ายโดยทำตามข้อกำหนดการเรียกเก็บเงินของลูกค้า คนที่มีส่วนร่วมมากขึ้นในการตั้งข้อตกลงอย่างไรก็ตามโอกาสที่ข้อมูลนี้จะสูญหายไปมากขึ้น

ตัวแทนฝ่ายขายมักเป็นคนที่ได้รับคำแนะนำในการเรียกเก็บเงิน แต่ขณะที่พวกเขามุ่งเน้นที่การรักษาความปลอดภัยผู้นำธุรกิจใหม่ ๆ พวกเขามักจะละเลย พิธีการที่เกิดขึ้นหลังจาก

ตรวจสอบว่าการขายและการเรียกเก็บเงินของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน อย่ารอจนกว่าใบแจ้งหนี้จะผ่านมาเนื่องจากการตรวจสอบว่าได้รับการออกอย่างถูกต้องหรือไม่

ดูเพิ่มเติม: เมื่อทางการเงินของใบแจ้งหนี้มีความรู้สึกอย่างไร

3. เก็บใบแจ้งหนี้ของคุณไว้อ่านไม่ได้

ไม่ว่าคุณจะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษพวกเขามักจะได้รับการสแกนที่จุดเริ่มต้นมากและถูกส่งไปยังซอฟต์แวร์อ่านใบแจ้งหนี้ บัญชี AP ตรวจสอบพวกเขาต่อไป

นี่คือสิ่งที่หลายอย่างอาจผิดพลาดได้ ประการแรกโปรแกรมประยุกต์เหล่านี้ไม่ค่อยอ่านสี คุณอาจจะอยากลุกชวนใบแจ้งหนี้ของคุณขึ้นกับเฉดสีที่แตกต่างกัน แต่ดีที่สุดเพื่อให้ง่าย มีข้อความและตัวเลขทั้งหมดเป็นสีดำ

นอกจากนี้อย่าสแกนใบแจ้งหนี้ด้วยตัวคุณเอง - ภาพที่ได้จากระบบของลูกค้าจะไม่สามารถอ่านได้ วิธีที่ถูกต้องคือการสร้างไฟล์ PDF

ขั้นตอนที่สองตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดที่จำเป็น (วันที่ใบแจ้งหนี้, วันครบกำหนด, จำนวน, หมายเลข PO, ชื่อ บริษัท และที่อยู่, จำนวนเงินและอัตราภาษี) โดดเด่น พวกเขาต้องเป็นเรื่องง่ายที่จะจุดได้อย่างรวดเร็วก่อน มิฉะนั้นใบแจ้งหนี้อาจถูกปฏิเสธทันทีแม้ว่าข้อมูลจะมีอยู่จริงก็ตาม

4. Bill นิติบุคคลที่ถูกต้อง

บริษัท ที่ใหญ่กว่า บริษัท อื่น ๆ ก็น่าจะมี เว้นเสียแต่ว่าใบสั่งซื้อระบุไว้เป็นอย่างอื่นให้ทำใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยที่คุณทำธุรกิจอยู่จริง

ผู้ขายหลายรายมักจะเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ไปยังสำนักงานใหญ่ของ บริษัท เมื่อสงสัยเกี่ยวกับที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง AP แน่ใจว่าจะปฏิเสธพวกเขาและขอให้ส่งเอกสารใหม่พร้อมกับรายละเอียดที่ถูกต้อง

นอกจากนี้อย่าย่อชื่อหรือที่อยู่ของ บริษัท บางประเทศ (สิงคโปร์เป็นต้น) มีกฎระเบียบที่เข้มงวดมากเกี่ยวกับเรื่องนี้และ AP อาจไม่ยอมรับใบแจ้งหนี้ที่มีคำย่อหรือรายละเอียดที่หายไป

อาจฟังดูไร้สาระ แต่บางครั้งฉันต้องปฏิเสธใบแจ้งหนี้ที่มีพื้นหรือหมายเลขถนนไม่ถูกต้อง ในที่อยู่ของลูกค้า ใช้สิ่งที่คุณให้มาโดยคู่ค้าทางธุรกิจของคุณ

ดูเพิ่มเติม: วิธีการพยากรณ์กระแสเงินสด

5. เคารพคำสั่งซื้อ

ลูกค้าของคุณอาจต้องการใบสั่งซื้อ (หรือ "PO") ในใบแจ้งหนี้ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบว่าเป็นกรณีหรือไม่ปฏิบัติตามข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในใบสั่งซื้อ

PO คือสิ่งที่ AP มองหาเป็นอันดับแรกเนื่องจากทำหนังสือใบแจ้งหนี้โดยใช้หมายเลขนี้ หากไม่มีหรือยากที่จะระบุใบแจ้งหนี้อาจถูกปฏิเสธและพลาดการชำระเงินตามที่คาดไว้ ติดตามระยะเวลาทางการเงินของใบสั่งซื้อและเงินสดที่มีอยู่ การส่งใบแจ้งหนี้ที่มีใบสั่งซื้อล้าสมัยหรือหมดเงินจะทำให้การชำระเงินล่าช้าตามวันหากไม่ใช่สัปดาห์ นี่เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะในช่วงเปลี่ยนจากปีงบประมาณ / ไตรมาสหนึ่งไปหนึ่งปี

นอกจากนี้ยังควรมีวิธีปฏิบัติที่ดีในการเก็บใบสั่งซื้อไว้หนึ่งใบต่อใบกำกับสินค้าหนึ่งใบ ดูเหมือนว่าจะสะดวกในการรวมหลาย PO ไว้ในเอกสารเดียว แต่จะทำให้ AP สามารถอ่านหนังสือได้ยากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีปัญหากับหนึ่งในนั้น

6. บิลในสกุลเงินที่ถูกต้อง

ความแตกต่างของสกุลเงินเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้เกิดการชำระเงินล่าช้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำการค้ากับต่างประเทศ ระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อคุณจัดการกับปัญหาดังกล่าว

บางประเทศเช่นอินเดียทำให้การประมวลผลการโอนเงินด้วยสกุลเงินต่างประเทศเป็นเรื่องยากมาก ฉันได้เห็นการชำระเงินที่ลากมาหลายเดือนแล้วโดยได้รับการแก้ไขเฉพาะโดยการออกคำสั่งซื้อใหม่

ในกรณีที่คุณแจ้งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณเป็นสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่ของท้องถิ่นคุณอาจจำเป็นต้องระบุ จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ซึ่งรวมถึงและไม่รวมภาษี

ดูเพิ่มเติม: ตัวชี้วัดที่สำคัญ 7 ข้อที่เจ้าของธุรกิจทุกรายควรตรวจสอบ

7. แก้ไขสมุดที่อยู่ของคุณเป็นประจำ

การรักษาความสัมพันธ์กับผู้ติดต่อไว้เป็นเรื่องสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ได้ทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเป็นประจำ บริษัท ใหญ่ ๆ มักจะปรับปรุงกระบวนการและระบบการจัดการข้อมูลซึ่งมักส่งผลต่อการเปลี่ยนที่อยู่อีเมล

โดยปกติแล้วพวกเขาจะสื่อสารกันล่วงหน้า แต่อีเมลอัตโนมัติอาจสูญหายไปในกล่องจดหมายหรือถูกกรองเป็นสแปมได้ง่าย หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ไปยังอีเมลส่วนบุคคลโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ที่อยู่ทางการเงินหรือที่อยู่ทางบัญชีใน CC คนมาและไปจึงไม่ได้ทำผิดพลาดในการติดต่อกับใครบางคนไม่ได้อยู่กับ บริษัท อีกต่อไป

นักบัญชี AP อาจไม่ได้ตรวจสอบกล่องจดหมายของตนบ่อยเท่าที่ต้องการ การส่งใบแจ้งหนี้ของคุณผ่านทางช่องทางทั่วไปจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้รับการจัดการภายในกรอบเวลามาตรฐาน

8. ติดตามด้วยรอยยิ้ม

เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณติดตาม AP เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ถูกปฏิเสธหรือการชำระล่าช้าการเป็นมิตรจะไปไกล ธรรมชาติคุณมีสิทธิที่จะเรียกร้องเงินได้ทันเวลา แต่การลบเสียงปฏิเสธกับเสมียน AP จะไม่ช่วยอะไร

ปัญหาอาจไม่ใช่ความผิดของพวกเขา พวกเขามีแนวโน้มมากขึ้นที่จะไปไมล์พิเศษสำหรับคุณถ้าคุณแสดงความเห็นอกเห็นใจและความเมตตา งานของพวกเขาเป็นเรื่องธรรมดามากดังนั้นการรักษาพวกเขาเป็นคนมากกว่าเครื่องจักรจะทำงานในความโปรดปรานของคุณ