7 เคล็ดลับสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณอาจรักในสิ่งที่คุณทำและอาจพูดได้ว่าคุณต้องการทำสิ่งนั้นให้ฟรีถ้าทำได้ แต่ในตอนท้ายของวันคุณต้องมีกระแสเงินสดเพื่อให้ธุรกิจของคุณทำงาน

ใบแจ้งหนี้ คือการเรียกเก็บเงินที่ส่งถึงลูกค้าสำหรับสินค้าหรือบริการที่คุณให้ไว้ จะอธิบายสิ่งที่ถูกขายเท่าไหร่ลูกค้าเป็นหนี้และเมื่อใดและอย่างไรลูกค้าควรจ่าย บริษัท ขนาดใหญ่ได้ทุ่มเทให้กับนักบัญชีในการออกใบแจ้งหนี้ แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉลี่ยกำลังรอคอยการชำระเงินที่ค้างชำระเกินกว่า 5,000 เหรียญในเดือนที่กำหนดไว้ตามการสำรวจของ Intuit จากเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก 1,000 รายในสหรัฐอเมริกา

Investmentmatome ได้พูดคุยกับนักบัญชีและผู้ออกใบแจ้งหนี้เกี่ยวกับวิธีการที่ผู้ประกอบการสามารถจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรับเงินได้เร็วขึ้น

1. อัตโนมัติกระบวนการ

หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการดังกล่าวให้ตั้งค่าซอฟต์แวร์เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติ แพลตฟอร์มบัญชีส่วนใหญ่เช่น QuickBooks, Xero, FreshBooks และ Wave Accounting รวมถึงความสามารถในการออกใบแจ้งหนี้หรือคุณสามารถลงชื่อสมัครใช้บริการเฉพาะทางอินวอยซ์เช่น Bill.com, Hiveage และ Billbooks

"ถึงเวลาแล้วที่จะโยกย้ายจาก Excel และ PDF ไปจนถึงแอ็พพลิเคชันการเรียกเก็บเงินแบบคลาวด์" หัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหารของ Billbooks Sagar Kogekar กล่าวในอีเมลที่ Investmentmatome "มีซอฟท์แวร์อยู่ที่นั่นและคุณจะประหยัดเวลาและเงินถ้าคุณเลือก"

ประมาณ 70% ของธุรกิจขนาดเล็กใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ตามการสำรวจในปี พ.ศ. 2558 ของ บริษัท Concur ซึ่งเป็น บริษัท ในเครือ Bellevue, Washington ซึ่งเป็นผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและผลิตภัณฑ์จัดการค่าใช้จ่ายแก่ บริษัท

การใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ช่วยลดความผิดพลาดและช่วยประหยัดเงิน ธุรกิจที่ทำงานโดยอัตโนมัติขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของพวกเขาลดค่าใช้จ่ายการออกใบแจ้งหนี้โดย 40% ถึง 70% ตามรายงาน 2012 โดย Ardent Partners, บริษัท บอสตันที่วิจัยการจัดการอุปทาน ระบบอัตโนมัติยังทำให้การออกใบแจ้งหนี้ได้เร็วขึ้นช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถพุ่งความสนใจในการดำเนินธุรกิจได้

"พวกเขาสามารถใช้เวลาอันมีค่าของพวกเขาในการใส่หมวก CFO แทนหมวกใส่ข้อมูลด้วยตนเอง" ผู้อำนวยการฝ่ายจัดการผลิตภัณฑ์ Concur Jessica Staley กล่าวกับ Investmentmatome

2. ส่งคำพูดเป็นลายลักษณ์อักษร

ถ้าเป็นไปได้ให้จัดการความคาดหวังของลูกค้าโดยการส่งใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่คุณจะส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณนำเสนอ คำพูดควรรวมถึงค่าใช้จ่ายโดยประมาณของงานและวิธีรับการชำระเงินไม่ว่าจะเป็นเงินสดบัตรเครดิตเช็คหรือทางออนไลน์ ตรวจสอบว่าลูกค้ายอมรับข้อกำหนดของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่คุณจะยอมรับคำสั่งซื้อ

"ฉันเป็นแฟนตัวยงของการจัดทำเอกสารทุกอย่าง" Sara Rosenfeld ผู้จัดการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ของ Wave Accounting กล่าว

3. กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินระยะสั้น

เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้าให้ระบุกรอบเวลาสำหรับการชำระเงิน โดยปกติแล้วมาตรฐานจะใช้เวลาประมาณ 30 วันหรือน้อยกว่า แต่คุณสามารถเลือกเวลาได้

ลูกหนี้เฉลี่ยจ่ายสองสัปดาห์ล่าช้าตามการวิเคราะห์ของ Xero มากกว่า 12 ล้านใบแจ้งหนี้ ผู้เชี่ยวชาญที่ Xero แนะนำให้ตั้งเงื่อนไขการชำระเงินที่ 13 วันหรือน้อยกว่าหากต้องการรับเงินภายใน 30 วันอย่างสมจริง การออกใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ทำให้การจ่ายเงินง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าเอมี่วีตเตอร์หัวหน้าแผนกบัญชีของสหรัฐอเมริกาของเอ็กซ์เซลกล่าว

"คนเคยจ่ายเงินสำหรับสิ่งต่างๆออนไลน์และไม่จำเป็นต้องรอการตัดเช็คในวันศุกร์นี้" Vetter กล่าวกับ Investmentmatome "เป็นที่ยอมรับกันดีกว่ามากในการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินระยะสั้น [short] กับลูกค้า"

4. สร้างระบบเลขหมาย

การระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณจะช่วยให้คุณติดตามการชำระเงินที่เข้ามาเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี คุณสามารถใช้ตัวอักษรตัวเลขหรือชุดค่าผสมทั้งสองเพื่อทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับได้ เลือกระบบที่เหมาะสมกับคุณ แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกใบแจ้งหนี้ไม่แนะนำให้ใช้ "001" สำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของคุณ การเริ่มต้นด้วยจำนวนที่สูงขึ้นจะช่วยให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการยอมรับแม้ว่าคุณจะเป็นธุรกิจใหม่ก็ตาม

Faraz Shafaghi ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์และการมีส่วนร่วมของลูกค้าที่ FreshBooks กล่าวว่า "เริ่มต้นด้วย 0053 เพื่อพบปะกับมืออาชีพที่นิด ๆ หน่อย ๆ"

ใช้ภาษาสุภาพ

แม้ว่าจะดูเหมือนเล็กน้อย แต่การใช้วลีเช่น "please pay by (วันที่)" และ "thank you for your business" บนใบแจ้งหนี้จะเพิ่มโอกาสในการรับเงินของคุณ Shafaghi กล่าว นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งบันทึกหรือคำขอบคุณไปยังลูกค้าที่ชำระเงินตรงเวลาหรือต้น

"เตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการอื่น ๆ ที่คุณนำเสนอและคุณต้องการที่จะให้บริการอีกครั้ง" Mike Savory ผู้จัดการฝ่ายการจัดการผลิตภัณฑ์ของ Sage North America ซึ่งเป็น บริษัท ซอฟต์แวร์ด้านการบัญชีกล่าว

6. ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

เมื่อคุณเสร็จสิ้นการบริการหรือขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าแล้วให้ส่งใบแจ้งหนี้ทันที ซึ่งจะช่วยให้คุณอยู่ในลำดับต้น ๆ ของจิตใจของลูกค้าและตั้งค่าแบบอย่างสำหรับความรวดเร็ว

ถ้าเป็นไปได้ให้ลูกค้าชำระเงินด้วยระบบการชำระเงินมือถือเช่น Apple Pay หรือ Square ระบบการออกใบแจ้งหนี้บางประเภท ได้แก่ Wave, Flint Mobile และ QuickBooks ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถชำระเงินผ่านมือถือได้

7. ติดตามผล

หากคุณไม่ได้รับการชำระเงินในทันทีให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าของคุณเกี่ยวกับกำหนดเวลาชำระเงิน ควรส่งการเตือนความจำหนึ่งสัปดาห์ก่อนการชำระเงินครบกำหนดวันที่ครบกำหนดและทุกสัปดาห์หลังจากถึงเวลาล่าช้า Rosenfeld จาก Wave Accounting กล่าวว่าสำหรับรายการสินค้าขนาดใหญ่เช่นคำสั่งซื้อมูลค่า 5,000 ดอลลาร์การยอมรับการส่งบ่อยครั้งมากขึ้น

หากคุณกังวลว่าจะเจออีเมลติดตามผลจำนวนมากเกินไป Rosenfeld แนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์การแจ้งหนี้ของคุณเพื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติให้กับลูกค้า

"อย่ากังวลว่าการส่งการแจ้งเตือนหรือการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระจะถือว่าไม่สุภาพหรือเป็นการละเมิดความสัมพันธ์ที่คุณได้ทำขึ้นกับลูกค้า" Savory of Sage North America กล่าว " "คุณกำลังดำเนินธุรกิจและความจำเป็นในการชำระเงินที่รวดเร็วและสมบูรณ์ควรจะสร้างความประหลาดใจให้กับทุกคน"

สำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการเริ่มต้นและใช้งานธุรกิจขนาดเล็กโปรดดูที่คู่มือการใช้งานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของเรา

Teddy Nykiel เป็นนักเขียนพนักงานที่ครอบคลุมด้านการเงินส่วนบุคคลสำหรับ Investmentmatome. ติดตามเธอทาง Twitter @teddynykiel และบน Google+.

รูปภาพผ่านทาง iStock