Small Business IT: เริ่มจากเท้าขวา

ฉันสามารถซื่อสัตย์กับคุณได้หรือไม่?

การให้บริการด้านไอทีกับธุรกิจขนาดเล็กมักจะสร้างความผิดหวัง

นั่นเป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ่งแรกที่คุณเคยทำ ได้ยินจากใครบางคนก็คือเมื่อสำนักงานทั้งหมดพังทลายลงไปในภัยพิบัติอย่างร้ายแรง

ผมหมายถึงว่าจากมุมมองของผู้ให้บริการมีเงินที่ต้องทำเพื่อช่วยชีวิต

คิดว่าด้วยการเตรียมที่ถูกต้องไม่มีสิ่งใดที่เคยเกิดขึ้นมาก่อน

นี่คือสิ่งสกปรกภายในเกี่ยวกับวิธีทำไอทีตั้งแต่เริ่มต้น:

คุณไม่สามารถข้ามกลยุทธ์ได้

ตกลงฉันรู้ สิ่งที่คุณคิด

"ฉันไม่จำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ด้านไอที ฉันต้องการคอมพิวเตอร์บางเครื่องและมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต "

คุณควรจะถูกต้อง คุณสามารถไปกับสิ่งนี้ได้อย่างสิ้นเชิงอย่างน้อยสักครู่ วันส่วนใหญ่คุณจะปรากฏตัวที่ออฟฟิศและทุกอย่างจะทำงานเหมือนวันก่อน

แต่นี่เป็นปัญหา

หากปราศจากยุทธศาสตร์คุณจะต้องสิ้นสุดการอัปเกรดและการเปลี่ยนที่จำเป็นอย่างไม่มีที่สิ้นสุด โครงสร้างพื้นฐาน นอกจากนี้คุณยังจะหลีกเลี่ยงการป้องกันและบำรุงรักษาที่จะช่วยยับยั้งปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ จากการพัฒนาสู่ภัยพิบัติ

ปัญหานี้อาจกลายเป็น "ปัญหาร้ายแรงถึงตายได้โดยพัน" ปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นประจำเนื่องจากไม่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกต้อง. ค่าช่างเทคนิคและผลผลิตที่สูญหายจะเพิ่มขึ้น

พวกเขายังสามารถพัฒนาเป็นภัยพิบัติทั้งหมดที่ทำให้ธุรกิจของคุณหยุดชะงักได้

ไม่ใช่เรื่องที่แตกต่างไปจากการขับรถเก่าที่ไม่เคยได้รับ บริการที่กำหนดเวลาไว้ - คุณกำลังทำมันเพื่อประหยัดเงินและยังมีราคาแพงมากที่จะต้องอยู่บนท้องถนน

และเช่นเดียวกับที่รถเก่า ๆ และรถที่ดูแลไม่ดีอาจพังลงมาได้ สนามบิน, ระบบไอทีที่ไม่ได้รับการรักษาความปลอดภัยอาจระเบิดขึ้นในช่วงเวลาที่คับคั่งที่สุดของปี

หากไม่มีกลยุทธ์ด้านไอทีคุณจะไม่สามารถจัดการปัญหาด้านไอทีได้ - คุณกำลังตอบสนองต่อพวกเขาเมื่อเกิดขึ้น

วางค่า เกี่ยวกับประสิทธิภาพการผลิตของคุณ

ปัญหาใหญ่ ๆ ที่นี่คือคุณอาจมีความคิดที่ดีกว่าว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรบ้างเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านไอทีมากกว่าที่จะประสบกับปัญหาเหล่านี้

ฮาร์ดแวร์ใหม่ซอฟต์แวร์และสัญญาการสนับสนุนด้านไอทีมักใช้ มาพร้อมกับป้ายราคาที่ชัดเจน แต่ถ้าคุณไม่ได้นั่งลงและทำเงินบางอย่างคุณอาจไม่ได้มีความคิดที่ชัดเจนของสิ่งที่เสียเวลาของคุณจริงๆค่าใช้จ่าย

เท่าไหร่คุณใช้จ่ายชั่วโมงเกี่ยวกับค่าจ้าง? เท่าไหร่ในวันที่ค่าเช่าค่าใช้จ่ายและการตลาด?

เมื่อระบบของคุณลดลงคุณยังคงขึ้นค่าใช้จ่ายเหล่านี้ คุณไม่มีอะไรที่จะแสดงให้พวกเขาได้

การตีความคุณกำลังใจในการทำงานและโมเมนตัมนั้นยากที่จะคำนวณได้ แต่ก็ยังเป็นจริงมาก

ความลึกนี้ - คุณไม่สามารถคาดเดาได้ว่าจะทำให้ปัญหาใด ๆ เพียงแค่ความคิดที่หยาบกร้านหลังความคิดซองจะช่วยให้คุณให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ดีขึ้น

แต่ถ้าคุณไม่เคยนั่งลงและคิดถึงความล้มเหลวในการหยุดทำงานของคุณเป็นเวลานานเท่าไหร่ คุณจะหลีกเลี่ยงและเลื่อนการตัดสินใจใด ๆ ที่ใช้งานอยู่เพื่อควบคุมความยุ่งยากด้านไอทีของคุณโดยไม่ทราบว่าคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรในการดำเนินงานเนื่องจากยุ่งยากเหล่านี้ทำให้ธุรกิจของคุณหยุดทำงาน

กำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับ IT

ส่วนที่แย่ที่สุดในการไม่มีกลยุทธ์ด้านไอทีที่ชัดเจนคือคุณมักจะจบลงด้วยไม่มีใครรับผิดชอบในสภาพแวดล้อมด้านไอทีของคุณอย่างถูกต้อง

วิธีที่พบได้บ่อยที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กได้รับเรื่องนี้ผิดคือการพึ่งพาพนักงานที่ไม่มีบทบาทด้านไอทีอย่างเป็นทางการ แต่ ผู้ที่ "รู้จักคอมพิวเตอร์"

อีกวิธีหนึ่งคือการประกอบวิชาชีพด้านไอทีอย่างไม่ถูกต้องเนื่องจากปัญหาเกิดขึ้น

ในแต่ละกรณีคุณจะต้องรอให้สิ่งต่างๆผิดพลาดก่อนดำเนินการ คุณไม่ได้แก้ปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

ลองดูวิธีการทำงานนี้

จะทำให้รู้สึกเป็นรูปธรรมมากขึ้นโดยการดูว่ามันสามารถเล่นได้อย่างไรในโลกแห่งความเป็นจริง

สมมติว่าหลังจากใช้งานเป็นเวลาสองถึงสามปีแล้วฮาร์ดไดรฟ์ในไฟล์ของคุณ เซิร์ฟเวอร์เน่าเสีย นี่เป็นความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ที่พบมากที่สุดในเซิร์ฟเวอร์

นั่นคือเหตุผลที่เซิร์ฟเวอร์ทุกเครื่องเก็บข้อมูลเดียวกันในสองไดรฟ์ ด้วยวิธีนี้เมื่อแบ่งออกทันทีจะเปลี่ยนไปใช้งานใหม่และคุณสามารถดำเนินการต่อได้โดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพที่สอง

เซิร์ฟเวอร์จะส่งข้อความถึงผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนไดรฟ์ มีโอกาสดีที่ช่องใส่ไดรฟ์ของเซิร์ฟเวอร์ของคุณคือ "hot swappable" ซึ่งหมายความว่าช่างเทคนิคสามารถเปิดและเปลี่ยนไดรฟ์ขณะที่ยังคงทำงานอยู่

การสูญเสียไดรฟ์ที่เก็บงานของทุกคนอาจเป็นตัวปิดการแสดงทั้งหมด แต่ด้วยการรวมกันของนวัตกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ เรียบร้อยนี้สามารถจัดการได้อย่างราบรื่นเพื่อให้ส่วนที่เหลือของสำนักงานอาจจะไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้า

จนถึงตอนนี้ดีมาก แต่ถ้าไม่มีใครได้รับหรือตรวจสอบการแจ้งเตือนเหล่านี้ว่ามีบางอย่างผิดพลาด

ดีแล้วคุณเป็นเพียงแค่ความล้มเหลวของฮาร์ดไดรฟ์เพียงอย่างเดียวจากการหยุดทำงานของคุณทั้งหมด ฮาร์ดไดรฟ์ที่เหลืออยู่ของคุณยังคงเก่าและได้รับการใช้งานเหมือนกันแน่นอนดังนั้นช่วงเวลานั้นจะไม่ไกลเกินไป

นั่นหมายความว่าไม่มีใครสามารถทำงานได้จนกว่าช่างเทคนิคของคุณจะมีเวลาว่างในการเปลี่ยนคนตายของคุณ ฮาร์ดไดรฟ์และกู้คืนข้อมูลจากการสำรองข้อมูลของคุณ เป็นงานเร่งด่วนดังนั้นคุณอาจต้องเสียค่าโทรฉุกเฉินหรือทำงานล่วงเวลา

และนี่เป็นส่วนที่น่ากลัวเพราะไม่มีใครรับผิดชอบเรื่องนี้อย่างชัดเจน เมื่อคุณค้นพบการสำรองข้อมูลของคุณมีความเสียหาย

นี่เป็นเพียงแค่วิธีการหนึ่งที่สำคัญสำหรับการบำรุงรักษาตามปกติซึ่งไม่ได้รับการตรวจสอบซึ่งสามารถเปลี่ยนไปเป็นความตรึงเครียดและมีราคาแพงที่น่ากลัวสำหรับสำนักงานของคุณทั้งหมด

การละเมิดความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์เป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นสำหรับธุรกิจทุกขนาด ในปีพ. ศ. 2560 นักธุรกิจมหาเศรษฐีวอร์เรนบัฟเฟตต์ได้ประกาศว่าความปลอดภัยในโลกไซเบอร์เป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่มนุษยชาติเผชิญหน้าต่อไปนี้

ไม่มีความรับผิดชอบใด ๆ ในด้าน IT ไม่มีความรับผิดชอบที่ชัดเจนในการรักษาความปลอดภัยให้กับระบบเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์และไฟร์วอลล์มีการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง ระบบปฏิบัติการและเฟิร์มแวร์เราเตอร์ของคุณ patched สำหรับการปรับปรุงความปลอดภัย

ไม่มีใครที่เข้าร่วมนี้การละเมิดความปลอดภัยที่มีราคาแพงและเครียดไม่ได้เป็นเรื่องของถ้า แต่เมื่อ

การว่าจ้างจ้างหรือจ้าง

ถ้ามี ปริมาณงานที่จะทำให้พวกเขาไม่ว่างก็สามารถทำให้รู้สึกจ้างช่างเทคนิคหรือผู้ดูแลระบบบนพื้นฐานแบบไม่เต็มเวลาหรือแบบเต็มเวลา

ธุรกิจใหม่ ๆ น้อยมากจะต้องใช้ปริมาณงานนี้ ที่นี่คุณควรจ้างผู้เชี่ยวชาญอิสระเพื่อตรวจสอบระบบของคุณจากระยะไกลและเพื่อให้บริการในสถานที่สำหรับจำนวนชั่วโมงที่คุณต้องการ

ไม่ว่าคุณจะจ้างหรือทำสัญญาสิ่งสำคัญคือการดึงดูดผู้ที่มีประสบการณ์ให้ บริการด้านไอทีในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ มิฉะนั้นจะง่ายเกินไปที่จะจบลงด้วยคนที่ไม่เข้าใจอนุสัญญาและมาตรฐานของอุตสาหกรรมและทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยวิถีแปลกและยอดเยี่ยมของตนเอง สิ่งนี้ทำให้คุณมีสภาพแวดล้อมด้านไอทีที่ไม่สามารถเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์กับช่างอื่น ๆ นี่เป็นที่ที่จะมีส่วนร่วมกับที่ปรึกษาเพื่อช่วยให้คุณเป็นผู้หางานสัตวแพทย์

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากรู้สึกว่าพวกเขาสามารถจัดการได้โดยไม่ต้องไปทางนี้และจะ outsource การสนับสนุนด้านไอทีของตนให้กับธุรกิจภายนอก

ใช้เวลาควบคุมอายุการใช้งานโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที

ดู: เมื่อสภาพแวดล้อมด้านไอทีของคุณเป็นเพียงแค่คุณและคอมพิวเตอร์การจัดการวงจรสามารถทำได้ง่าย สิ่งที่คุณต้องทำก็คือซื้อคอมพิวเตอร์และใช้งานได้

ไม่กี่ปีต่อมาจะช้ากว่านี้และพยายามให้ทันกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของซอฟต์แวร์ใหม่ นั่นคือตอนที่คุณซื้อใหม่

วิธีการ "ลองดูว่าเกิดอะไรขึ้น" ไม่ได้ผลดีเท่าไร คุณเริ่มมีปัญหาในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนเช่นเครือข่ายไคลเอ็นต์ / เซิร์ฟเวอร์

การแตกหักทำให้เกิดการขัดจังหวะและการหยุดทำงาน

อย่างไรก็ตามการแทนที่สิ่งต่างๆครั้งละครั้งหมายถึงการรอจนกว่าพวกเขาจะทำลาย ซึ่งหมายความว่าทุกรายการที่คุณซื้อจะมีโอกาสขัดจังหวะวันทำงานของคุณและอาจเป็นไปได้ในเวลาที่เลวร้ายที่สุด

การขัดจังหวะและการสูญเสียผลผลิตมักจะมีราคาแพงกว่าฮาร์ดแวร์ นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกใช้ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมโดยการจ่ายค่าธรรมเนียม callout ให้กับช่างเทคนิคของคุณทุกครั้งที่ต้องเปลี่ยนบางสิ่งบางอย่าง

สภาพแวดล้อมด้านไอทีของคุณจะเติบโตขึ้นอย่างไม่เป็นมาตรฐานและซับซ้อน

ในขณะที่ปีที่ผ่านมาปัญหาใหญ่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนทุกสิ่งทุกอย่าง หนึ่งในช่วงเวลาคือเพื่อให้ทุกชิ้นส่วนพูดคุยกับแต่ละอื่น ๆ สภาพแวดล้อมไอทีของคุณจะค่อยๆสะสมการกำหนดค่าหนึ่งของชนิดที่แปลกและการแก้ไขอย่างรวดเร็วที่สิ้นสุดการแขวนรอบปี

เป็น สภาพแวดล้อมด้านไอทีของคุณจะกลายเป็นเรื่องแปลกมากขึ้นช่างเทคนิคจะเข้าใจได้ยากขึ้น งานพื้นฐานกลายเป็นเรื่องที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นอย่างใดอย่างหนึ่งหรืออีกทางหนึ่งคุณจะต้องจ่ายเงินในช่วงเวลานั้น

ส่วนที่น่าหนักใจที่สุดอย่างหนึ่งคือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เก่าและโปรโตคอลเก่าได้ การใช้การอัปเดตด้านความปลอดภัยอาจทำให้ซอฟต์แวร์ของคุณไม่สามารถทำงานได้หรือสามารถหยุดไม่ให้เครื่องของคุณพูดคุยได้

ธุรกิจบางแห่งในสถานการณ์เช่นนี้ไม่ได้ใช้การอัปเดตด้านความปลอดภัยโดยปล่อยให้ตัวเองเปิดกว้างสำหรับ ransomware ในปีพ. ศ. 2560 การโจมตี ransomware ที่เลวร้ายที่สุดทั้งสองแบบมีเป้าหมายที่ช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่ไมโครซอฟท์ได้แก้ไขแล้ว

โดยการระบุวันที่เปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานของคุณได้อย่างชัดเจนคุณสามารถหลีกเลี่ยงอาการปวดศีรษะที่ร้ายแรงในปีต่อ ๆ ไป

เปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานของคุณ

หนึ่งในสิ่งที่ดีเกี่ยวกับการควบคุมอายุการใช้งานของโครงสร้างพื้นฐานคือเวลาที่เปลี่ยนไม่ได้บังคับให้คุณอีกต่อไป คุณสามารถกำหนดเวลาได้ในช่วงปีที่มี

สำหรับธุรกิจจำนวนมากนี้จะเป็นช่วงฤดูร้อนเมื่อพนักงานและลูกค้าของคุณไม่อยู่ในวันหยุด แต่ถ้าฤดูร้อนเป็นช่วงเวลาที่คึกคักที่สุดบางทีฤดูหนาวอาจจะดีกว่า

แน่นอนส่วนที่ช้าของปีก็คือเมื่อกระแสเงินสดแคบ แต่ด้วยการรู้ล่วงหน้าเป็นเวลาหลายปีแล้วว่าคุณต้องมีงบประมาณเพียงพอ

ก่อนหน้านี้คุณควรนั่งกับช่างเทคนิคเพื่อวางแผนการย้ายข้อมูลไปยังโครงสร้างพื้นฐานใหม่อย่างถูกต้อง หากส่วนที่เหลือของสำนักงานของคุณไม่ได้ปิดตัวลงในระหว่างการโยกย้ายคุณอาจต้องพิจารณาวิธีที่จะทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิผลในขณะนี้

เขียนนโยบายเพื่อความปลอดภัยและการกู้คืนข้อมูล

การรักษาความปลอดภัยด้านไอทีเป็นเรื่องเกี่ยวกับ มากกว่าการกำหนดค่าและปรับปรุงซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง การโจมตีจำนวนมากมุ่งเป้าหมายไปที่ช่องโหว่ของมนุษย์โดยหลอกล่อให้ผู้ใช้เรียกใช้โค้ดที่เป็นอันตรายหรือโดยการแตกรหัสผ่านที่คาดเดาได้

แน่นอนแม้จะมีการเตรียมการที่ดีที่สุดของคุณ แต่คุณอาจยังคงถูกเผา คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับเรื่องนี้ด้วย

ฝึกสอนเจ้าหน้าที่ของคุณเกี่ยวกับฟิชชิ่งและหอกฟิชชิ่ง

การโจมตีแบบฟิชชิ่งหลอกลวงเป็นอีเมลที่ถูกต้องเพื่อหลอกล่อให้ผู้คนใช้งานไฟล์แนบที่เป็นอันตราย ธุรกิจฟิวชั่นยังถูกกำหนดเป้าหมายด้วย "หอกฟิชชิ่ง" - อีเมลฟิชชิ่งที่เขียนขึ้นเพื่อกำหนดเป้าหมายเฉพาะบุคคล

คุณจำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานให้รู้จักภัยคุกคามเหล่านี้ ให้แน่ใจว่าได้มีการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้จริงแทนที่จะขอให้พวกเขาลงชื่อในเอกสารเพื่อบอกว่าพวกเขาเข้าใจนโยบายของ บริษัท

อย่าเพิ่งถือว่าสิ่งนี้ชัดเจน อาจดูเหมือนจะชัดเจนสำหรับคุณ แต่ทุกคนไม่มีความรู้เท่าเทียมกัน การโจมตีเหล่านี้เกิดขึ้นได้เนื่องจากบางช่วงเวลาทำงาน

นโยบายด้านรหัสภายในและภายนอก

ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นทำให้รหัสผ่านของคุณง่ายขึ้น

หากคุณไม่ได้กำหนดนโยบายรหัสผ่าน คุณและพนักงานของคุณเลือกสิ่งที่ไม่ปลอดภัย รหัสผ่านที่ดีควรมีความยาวอย่างน้อย 10 ตัวและอย่าพึ่งพาคำทั่วไป ควรจดจำรหัสผ่านที่ไม่เหมือนใครด้วย

เนื่องจากอาจเป็นเรื่องยากที่จะจดจำรหัสผ่านจำนวนมากที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้คุณอาจต้องการพิจารณาการใช้งานรหัสผ่านผู้จัดการ - เราใช้ LastPass แต่ทางเลือกที่นิยมใช้กันมากคือ เหมือนกัน

แผนกู้คืนภัยพิบัติ

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ตระหนักดีว่าการสำรองข้อมูลมีความสำคัญเพียงใด แต่ค่อนข้างจะเข้าใจถึงความจำเป็นในการวางแผนการกู้คืนความเสียหายซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติที่ต้องปฏิบัติตามในกรณีภัยพิบัติที่สำคัญเช่น ransomware การลักทรัพย์หรือน้ำท่วม

เมื่อความหายนะเหล่านี้เกิดขึ้น คุณไม่ต้องการใช้เวลานี้ในการหาสิ่งที่คุณต้องทำต่อไปและสายเกินไปที่จะระบุการเตรียมการเพิ่มเติมที่คุณควรดำเนินการ

ควรมีการทบทวนแผนการกู้คืนภัยพิบัติเมื่อสภาพแวดล้อมด้านไอทีของคุณเปลี่ยนแปลงไปและเติบโตขึ้น

การหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวขณะที่คุณเติบโต

ส่วนมากของเราใช้เวลาส่วนใหญ่ในชีวิตของเราโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่บ้านโรงเรียนมหาวิทยาลัยและที่ทำงานโดยที่ไม่เคยคิดถึง "กลยุทธ์" ของเราอยู่ที่ไหน เราเริ่มต้นใช้งานเพื่อทำสิ่งต่างๆให้เสร็จสมบูรณ์

ทัศนคตินี้ดีในหลาย ๆ สถานการณ์ แต่ถ้าเป็นเรื่องที่คุณจัดการกับความต้องการด้านไอทีในธุรกิจใหม่ ๆ คุณก็กำลังตั้งค่าความเครียดค่าใช้จ่ายและ อาการปวดหัว ข่าวดีก็คือเรื่องนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้

โดยการวางแผนอย่างถูกต้องว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบด้านไอทีของคุณระยะเวลาที่คุณคาดหวังไว้นานแค่ไหนพนักงานของคุณควรใช้มันอย่างไรและจะทำอย่างไรเมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดพลาดคุณสามารถให้ ธุรกิจใหม่ของคุณเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการประสบความสำเร็จ