เจ็ดขั้นตอนในการวางแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ผมเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการหลายโครงการ ประสบการณ์เหล่านี้บางส่วนทำให้ฉันต้องกลับมานั่งและวิเคราะห์กระบวนการวางแผนโครงการเพื่อทำความเข้าใจว่าควรปรับปรุงการวางแผนและการจัดการด้านโครงการอย่างไร

ทำไมโครงการที่มีการจัดการโดยคนที่มีพรสวรรค์จึงล่าช้าหรือไม่เสร็จสิ้น? ทีมงานโครงการบางครั้งรู้สึกว่าพวกเขากำลังถ่ายทำที่เป้าหมายที่เคลื่อนที่? ฉันพบว่าการขาดการวางแผนที่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการสร้างแนวทางที่เป็นระบบอาจส่งผลร้ายต่อโครงการ

การวางแผนโครงการคืออะไร

การวางแผนโครงการเป็นกระบวนการในการกำหนดเป้าหมายและขอบเขตเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญของคุณ) และการมอบหมายงานและทรัพยากรงบประมาณสำหรับแต่ละขั้นตอน แผนงานที่ดีสามารถแชร์กับทุกคนได้โดยง่ายและเป็นประโยชน์มากที่สุดเมื่อมีการเยี่ยมชมเป็นประจำ เพียงแค่การวางแผนและไม่พูดคุยกับทีมของคุณอีกต่อไปเป็นสูตรที่ดีสำหรับการเสียเวลาและความพยายาม

คุณสามารถวางแผนโครงการของคุณในเอกสาร Google แบบง่ายๆหรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้ ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือคุณสามารถจัดเก็บเอกสารและสิ่งของทั้งหมดไว้ในที่เดียวและคุณสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียการสนทนาและการตัดสินใจที่สำคัญไปยังอีเมลหรือ Slack void ได้ ตัวอย่างเช่นด้วยเครื่องมือเช่น Basecamp คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและติดตามบทสนทนาและรายการต่างๆที่ต้องใช้ความร่วมมือกับคนอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย

หากคุณกำลังคิดเกี่ยวกับการจัดการโครงการว่าเป็นหรือภายในระยะเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว ดูเหมือนว่าทุกอย่างจะใช้เวลามากเกินไปตั้งแต่เริ่มแรก แต่คุณจะสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรได้มากถ้าคุณทำเอกสารแผนโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้นและใช้เป็นแผนงานเพื่อให้คุณและทีมของคุณสามารถติดตามได้

นี่คือกุญแจสำคัญในการวางแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จ 7 ประการ ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

1. คิดแผนของคุณเป็นแผนงานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

โครงการทุกโครงการจำเป็นต้องมีแผนงานที่มีเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งไม่ควรเปลี่ยนแปลงหลังจากขั้นตอนแรกของโครงการเสร็จสิ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่ได้รับประโยชน์จากผลลัพธ์หรือมีส่วนร่วมในการดำเนินโครงการควรตั้งชื่อตามความต้องการและระบุไว้ในขั้นตอนการวางแผนโครงการเบื้องต้น

ผู้มีส่วนได้เสียเหล่านี้อาจรวมถึง

• ผู้จัดการโครงการ หรือบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ
• "ลูกค้า" ผู้ที่ได้รับสิ่งของที่ส่งมอบ - อาจเป็นคนในทีมของคุณ (ภายใน) หรือลูกค้าที่จ่ายจริง
• ทีมงาน หรือบุคคลที่รับผิดชอบต่อกลยุทธ์ใด ๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของ แผน

อย่าคิดว่าคุณจะเข้าใจความต้องการและเป้าหมายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติ ก่อนที่คุณจะเข้าสู่การจัดทำเอกสารแผนงานของคุณมากเกินไปให้พูดคุยกับพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจโครงการและความสามารถและทรัพยากรของทุกคนในทีมอย่างแท้จริง

2. แบ่งโครงการออกเป็นรายการส่งมอบ

พัฒนารายการสินค้าส่งมอบทั้งหมด รายการนี้ควรจะแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่สามารถกำหนดให้กับสมาชิกในทีมได้โดยเฉพาะและคุณควรจะมีกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงานที่ส่งมอบหรืองาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจและจัดทำเอกสารกระบวนการอนุมัติสำหรับแต่ละรายการที่ส่งมอบ หากโครงการของคุณสำหรับลูกค้าภายนอกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนในกระบวนการอนุมัติภายในของพวกเขาเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องแปลกใจจากความล่าช้าหรือชะลอตัวลงด้วยการลุยผ่านความคิดเห็นที่แข่งขัน

3. พูดคุยกับทีมของคุณ

ระบุโดยระบุชื่อบุคคลและ / หรือองค์กรที่เกี่ยวข้องในแต่ละรายการหรือมอบหมายงานและอธิบายความรับผิดชอบของตนในรายละเอียด มิฉะนั้น miscommunication อาจนำไปสู่ความล่าช้าและสถานการณ์ที่สมาชิกในทีมอาจจะต้องทำซ้ำงานของพวกเขา

ถือการประชุม kickoff เพื่อพูดคุยกับทีมของคุณเกี่ยวกับแผนการโจมตีของคุณ ขอให้พวกเขาช่วยคุณคิดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการทำงาน ไม่เพียงแค่นี้จะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณได้รับสิทธิ์ในการซื้อเนื่องจากจะรู้สึกเป็นเจ้าของมากกว่ากระบวนการนี้ การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น Basecamp จะช่วยให้ทุกคนสามารถติดตามและจัดเก็บเอกสารและบทสนทนาทั้งหมดได้จากที่เดียว

ถ้าคุณใช้อีเมลเพื่อสื่อสารเกี่ยวกับโครงการให้พิจารณาใช้โซลูชันอีเมลของกล่องขาเข้าของทีมซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดอีเมลที่ต้องการให้ความสนใจกับโครงการให้กับสมาชิกในทีมได้ตามความเหมาะสมมากกว่าการส่งต่อบทสนทนาใหญ่ ๆ ไปเรื่อย ๆ ไปเรื่อย ๆ

4.. ระบุความเสี่ยง

พิจารณาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ คิดว่าสิ่งที่คุณจะทำถ้าสิ่งที่ต้องใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้หรือถ้าค่าใช้จ่ายสิ้นสุดลงมากกว่าที่คุณคาดไว้ในช่วงแรก

คุณไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนการดำเนินการเฉพาะที่ระบุไว้สำหรับผลลบที่เป็นไปได้ทุกอย่าง, แต่คุณควรใช้เวลากับทีมของคุณคิดถึงสิ่งที่อาจผิดพลาด จากนั้นคุณสามารถทำสิ่งต่างๆให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้นตั้งแต่เริ่มแรกแทนที่จะถูกจับนอกเวลา ปัจจัยเสี่ยงอาจมีอิทธิพลต่องบประมาณของคุณบ้าง

5. สร้างงบประมาณ

แนบรายการของเหตุการณ์สำคัญและผลงานควรเป็นข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายโครงการและงบประมาณโดยประมาณ ต่อต้านการผลักดันให้กำหนดจำนวนเงินที่มากขึ้นให้กับโครงการขนาดใหญ่โดยไม่ต้องระบุว่าเงินมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้จ่ายอย่างไร ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงาน เมื่อคุณตั้งค่างบประมาณเริ่มต้นตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นช่วงแทนที่จะเป็นค่าสัมบูรณ์

สำหรับบางรายการคุณอาจจำเป็นต้องได้รับคำเสนอจากผู้ขายหลายราย การจัดทำเอกสารขอบเขตของโครงการที่ตกลงไว้ในเอกสารงบประมาณของคุณในเวลาสั้น ๆ อาจเป็นประโยชน์หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงโครงการขนาดใหญ่โดยอิงตามข้อ จำกัด ด้านงบประมาณหรือหากผู้ขายของคุณไม่ได้รับตามที่คุณคาดไว้

6 เพิ่มเหตุการณ์สำคัญ

ใช้รายการสิ่งที่ส่งมอบเป็นกรอบสำหรับการเพิ่มเหตุการณ์สำคัญและภารกิจที่ต้องทำเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น กำหนดระยะเวลาที่สมเหตุสมผลโดยคำนึงถึงประสิทธิภาพการทำงานความพร้อมใช้งานและประสิทธิภาพของสมาชิกทีมงานโครงการ

คิดถึงเหตุการณ์สำคัญของคุณภายในกรอบ SMART เป้าหมายของคุณควรมีดังนี้

• เฉพาะ: ให้ชัดเจนกระชับและเขียนเป็นภาษาที่ทุกคนเข้าใจได้
• สามารถวัดได้: ใช้ตัวเลขหรือภาษาเชิงปริมาณหากเหมาะสม หลีกเลี่ยงคำอธิบายที่คลุมเครือที่ปล่อยให้ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการตีความส่วนบุคคลอัตนัย
• ยอมรับได้: รับการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับเป้าหมายเหตุการณ์สำคัญและผลงานของคุณ
• สมจริง: แต่ไม่ได้กำหนดเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุ น่าเสียดายสำหรับทีมงานของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและอาจทำให้โครงการของคุณล่าช้าเพราะทำให้ค่าใช้จ่ายเป็นไปไม่ได้เสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นและใช้เวลานานกว่า
• ตามเวลา: กำหนดกำหนดเวลาที่เป็นรูปธรรม หากคุณต้องแก้ไขกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์สำคัญของคุณให้ทำเป็นเอกสารเมื่อใดและเหตุผลที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงการลักลอบหรือแก้ไขกำหนดเวลาโดยไม่แจ้งให้ทีมของคุณและผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง

7. ตั้งหลักเกณฑ์การรายงานขั้นสูง

รายงานเหล่านี้อาจเป็นรายงานรายเดือนรายสัปดาห์หรือรายวัน ควรตั้งพื้นที่ทำงานร่วมกันสำหรับโครงการออนไลน์หรือออฟไลน์ซึ่งทุกฝ่ายสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนการสื่อสารไว้แล้วว่าคุณจะอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับความคืบหน้าบ่อยครั้งและวิธีแบ่งปันข้อมูลเช่นที่ประชุมรายสัปดาห์หรืออีเมลรายวัน

ใช้กรอบที่คุณตั้งขึ้นเมื่อคุณระบุเหตุการณ์สำคัญของคุณ แนะนำรายงานของคุณ พยายามที่จะไม่สร้างล้อหรือเสียเวลาใหม่ ๆ ด้วยการสร้างรายงานใหม่ทุกครั้งที่คุณต้องการสื่อสารความคืบหน้า โปรดจำไว้ว่าการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเช่น Basecamp สามารถเก็บผู้มีส่วนได้เสียไว้ในลูปได้โดยไม่ทำให้กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิงหรือสูญเสียการสนทนาในการสนทนาแบบยาว ๆ เป็นเวลานาน

ความลับในการวางแผนและการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะอยู่ในระบบและสื่อสารได้ดีกับ ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือไม่ก็ตามลองคิดดูว่าคุณจะเก็บวัสดุและทรัพยากรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณอย่างไรและเก็บทุกสิ่งทุกอย่างไว้ในที่เดียวกันหากคุณทำได้ ขอให้โชคดี!