บันทึกการเก็บรักษาระเบียน

เราทุกคนรู้ดีว่าเราจำเป็นต้องรักษาและปกป้องบันทึกทางธุรกิจของเรา หลังจากไม่กี่ปีที่ผ่านมาเราพบว่าบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่เราเก็บรักษานั้นใช้พื้นที่ในตู้เอกสารมากกว่าพื้นที่ทำงานสำหรับตัวเราเองและพนักงานของเรา

ข่าวดีก็คือเราไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูล บันทึกเหล่านี้ตลอดไป ใช่บางอย่างที่เราต้องเก็บไว้ตลอดไป บางอย่างที่เราเก็บไว้เฉพาะจนกว่ากรมสรรพากรจะมีทางของพวกเขากับเรา และบางส่วนที่เราต้องเก็บไว้เพียงไม่กี่ปีเท่านั้น

บอกได้ว่าต้องเก็บบันทึกใดไว้นานเท่าไร การจัดเก็บบันทึกชั่วคราวไม่ถูกต้องเพียงแค่โยนเอกสารลงในถังรีไซเคิล

นี่คือที่ที่มีการเก็บบันทึกประวัติการเข้าชมไว้ เอกสารนี้จะแสดงประเภทของระเบียนที่ธุรกิจของคุณผลิต (การเงินบุคลากรสัญญาการดำเนินงาน ฯลฯ); ระบุข้อกำหนดทางกฎหมายใด ๆ สำหรับระยะเวลาที่บันทึกต้องเก็บไว้และหน่วยงานที่ต้องการเช่น IRS หรือ Sarbanes-Oxley Act; จะบันทึกระยะเวลาที่บันทึกมักใช้ในการดำเนินธุรกิจ และอาจมีข้อมูลอื่นเช่นกันเช่นสังเกตว่าบันทึกมีข้อมูลที่ระบุตัวตนที่ละเอียดอ่อน และถ้าฟิล์มขนาดเล็กหรือสำเนาที่สแกนแบบดิจิทัลเป็นทางเลือกตามกฎหมายที่ยอมรับได้ในเอกสารกระดาษ

ค้นหาทางอินเทอร์เน็ตและคุณจะพบข้อมูลมากมายเกี่ยวกับตารางการเก็บรักษาประวัติและตัวอย่างตัวอย่างเช่นนี้ได้รับการจัดการโดย Millennium Records Management โปรดจำไว้ว่าตารางตัวอย่างเป็นเพียงการแสดงทั่วไปของสิ่งที่ดูเหมือน ประวัติการรักษาความลับของระเบียนจะถูกปรับให้เหมาะสมกับประเภทธุรกิจของคุณโดยที่คุณตั้งอยู่ในรัฐใดและ / หรือประเทศที่คุณทำธุรกิจไม่ว่าคุณจะเป็นเอกชนหรือเป็นผู้ค้าหุ้นในตลาดหุ้นเป็นสถาบันสาธารณะ ถือเป็นสัญญาของรัฐบาลและปัจจัยอื่น ๆ มากมาย

คุณต้องการทำงานร่วมกับนักบัญชีที่ปรึกษาด้านกฎหมายของคุณและ / หรือ บริษัท จัดการบันทึกอย่างมืออาชีพเพื่อพัฒนาและสร้างคุณ

คุณใช้ตารางประวัติการรักษาความลับอย่างเป็นทางการ ทุกคนใน บริษัท ของคุณรู้เรื่องนี้ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระเบียนที่สำคัญของคุณได้รับการเก็บรักษาจริงๆตั้งแต่แรก ต่อมากล่าวว่าคุณมีตู้เก็บเอกสารของบัญชีเจ้าหนี้จำนวนมาก ตารางเวลาการเก็บรักษาของคุณบอกว่าคุณต้องเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ 6 ปี แต่ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าถึงได้เป็นเวลา 3 ปีเท่านั้น รู้เรื่องนี้คุณสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างในธุรกิจ / สำนักงานของคุณได้โดยการถ่ายโอนระเบียนเหล่านี้เพื่อรักษาความปลอดภัยสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลนอกสถานที่หรือสื่อจัดเก็บข้อมูลสำรอง

เมื่อคุณมีบันทึกที่ถึงช่วงสิ้นสุดการเก็บรักษาแล้วคุณสามารถกำจัดข้อมูลเหล่านี้ได้ แต่อย่างที่ฉันบอกไว้คุณไม่สามารถโยนพวกเขาลงในถังรีไซเคิลได้ คุณจำเป็นต้องมีกระบวนการที่ได้รับการยอมรับในการกำจัดของพวกเขา ใช่คุณต้องสร้างเอกสารเพิ่มเติมเพื่อกำจัดเอกสารเก่า

คุณจะต้องการให้คนที่สร้างระเบียนออกจากระบบว่าพวกเขาไม่ต้องการบันทึกอีกต่อไป คุณควรทราบว่าระเบียนได้ถึงจุดสิ้นสุดของระยะเวลาการเก็บรักษาตามกำหนดการเก็บรักษาประวัติที่กำหนดไว้และตรวจสอบว่าระยะเวลาเก็บรักษาไม่ได้รับการขยายเนื่องจากการตรวจสอบการดำเนินคดี ฯลฯ

วิธีการและโดยใครเอกสารถูกทำลาย วันนี้ง่ายกว่าในอดีตเมื่อฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงในการลากกล่องลงไปที่แท่นชาร์จและใส่กระดาษลงในเครื่องหั่นย่อยข้างถังขยะ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัท shredding มือถือได้ขยายออกไป พวกเขาจะขับรถบรรทุกของพวกเขา confetti ติดตั้งรถบรรทุกขนาดใหญ่เพื่อธุรกิจของคุณลากกล่องของคุณไปที่รถบรรทุกให้คุณเป็นพยานในการทำลายของพวกเขาและให้คุณใบรับรองการทำลาย

การสร้างการนำไปใช้และการปฏิบัติตามกำหนดการเก็บบันทึกข้อมูลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่า บริษัท ของคุณจะเก็บและรักษาบันทึกสำคัญที่คุณต้องดำเนินการต่อไปในธุรกิจ และในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดคุณควรจะติดอยู่ในการดำเนินคดีหรือชอบพิสูจน์ว่าระเบียนของคุณจะถูกเก็บไว้และทำลายในสม่ำเสมอเกิดขึ้นได้รับการอนุมัติกระบวนการเอกสารและไม่ได้อยู่ในเวลาเที่ยงคืนการเผาไหม้ออกหลังยุ้งฉางใน ความพยายามที่ไม่ชำนาญเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดและความรับผิดชอบหรือขัดขวางกระบวนการทางกฎหมาย

Steve Lange

Editor อาวุโส

Palo Alto Software