เครื่องมือคำแนะนำและเคล็ดลับในการเขียนธุรกิจที่ดีขึ้น

ในหลักสูตรหลายวิชาที่ฉันเรียนอยู่ในวิทยาลัยการเขียนเชิงธุรกิจเป็นเรื่องที่ท้าทายที่สุด นักเรียนที่มีแผนงานเกี่ยวข้องกับอาชีพทางธุรกิจไม่สนใจในกฎธรรมชาติมาตรฐานอ้างอิงมาตรฐานภาษาที่สับสนและเนื้อหาอื่น ๆ ที่นำเสนอในชั้นเรียนเหล่านั้น หลังจากระยะเวลาที่ใช้ในการแก้ไขและเขียนเอกสารที่แตกต่างกันเพื่อนร่วมชั้นของฉันและฉันก็ยิ่งสับสนมากขึ้น

การเขียนอย่างชัดเจนและรัดกุมน่าจะมาได้ง่ายในโลกธุรกิจซึ่งมีการส่งอีเมลจำนวนมากอย่างไม่มีที่สิ้นสุดไปในแต่ละวัน ข้อความที่สำคัญจะถูกลำเลียง อย่างไรก็ตามนักธุรกิจทุกคนไม่สามารถสื่อสารผ่านคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โชคดีที่มีพื้นที่ในการพัฒนาตราบใดที่เรามุ่งมั่นที่จะพัฒนาทักษะนี้

หลักสูตรการเขียนเชิงธุรกิจนั้นสอนผมหลายสิ่งหลายอย่าง แต่ก็ไม่ได้ให้คำแนะนำในทางปฏิบัติมาก หลังจากจดหมายอีเมลแผนงานและจดหมายธุรกิจหลายฉบับแล้วฉันได้ทำการปรับปรุงในทางปฏิบัติซึ่งฉันจะแบ่งปันกับคุณ

ดูเพิ่มเติม: การเขียนแผนธุรกิจ

เครื่องมือสำหรับการเขียนธุรกิจที่ดีขึ้น:

การฝึกปฏิบัติ การเขียนธุรกิจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาทักษะของคุณ แต่คุณยังต้องการเครื่องมือบางอย่างที่จะทำให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หลังจากทดลองใช้และข้อผิดพลาดเป็นจำนวนมากฉันพบเครื่องมือ 5 อย่างที่ไม่เคยส่งผลดี:

1. Email Excellent

เมื่อคุณมีอีเมลที่สำคัญในการเขียน แต่พบว่าตัวเองจ้องที่กล่องข้อความเปล่านี่คือเครื่องมือที่คุณต้องการ Email Excellence มีโครงร่างขั้นพื้นฐานสำหรับข้อความของคุณด้วยคำอธิบายที่ชัดเจนของแต่ละองค์ประกอบ และยังช่วยให้คุณมีจุดเริ่มต้น

2. NinjaEssays

เว็บไซต์นี้เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน หากคุณมีเอกสารเร่งด่วนเพื่อเตรียมพร้อมหรือคุณไม่สามารถเขียนเนื้อหาที่จำเป็นโดยไม่คำนึงถึงกำหนดเวลานักเขียนมืออาชีพที่บริการเขียนแบบกำหนดเอง NinjaEssays สามารถช่วยได้ บริษัท มีนักเขียนและบรรณาธิการจากทุกประเภทเพื่อให้คุณสามารถจัดทำเอกสารทางธุรกิจของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบในเวลาอันรวดเร็ว

3. Docstoc

หากคุณต้องการเขียนเอกสารที่สำคัญเช่นข้อตกลงการรักษาความลับการแจ้งเตือนการประชุมหรือการทบทวนประสิทธิภาพของพนักงานคุณควรตรวจสอบว่า Docstoc มีแบบฟอร์มหรือไม่ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้นเมื่อคุณสามารถบรรลุผลได้ดีขึ้นและเร็วขึ้นด้วยเทมเพลต

4. Dragon Dictation

นี่เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับนักธุรกิจที่พูดได้สบายกว่าการเขียน คุณสามารถใช้การเขียนตามคำบอกของมังกรบนสมาร์ทโฟนแท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำก็คือการพูดคุยและเครื่องมือจะแปลคำของคุณเป็นข้อความ จากนั้นคุณสามารถส่งออกเนื้อหาไปยังเอกสาร Word อีเมลหรือโซเชียลมีเดีย

5. Scrivener

ถ้าคุณต้องเขียนเอกสารที่มีความยาวการทำเช่นนี้ใน Word อาจทำให้คุณสับสนมากยิ่งขึ้น Scrivener ช่วยให้คุณสามารถสร้างเนื้อหาในส่วนต่างๆและย้ายไปรอบ ๆ จนกว่าคุณจะได้รับคำสั่งที่ถูกต้อง นอกจากนี้คุณยังสามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นด้วยการแทรกข้อมูลการวิจัยและบันทึกย่อไว้ข้าง ๆ ย่อหน้า

ดูเพิ่มเติม: สิ่งที่คุณไม่ควรถามผู้สมัครงาน

รูปภาพที่โพสต์โดย Bplans (@teambplans) เมื่อวันที่ 19 ม.ค. 2016 เวลา 12: 15:00 PST

เคล็ดลับ:

หลีกเลี่ยงการเน้นคำ

คำแรกที่ควรหลีกเลี่ยงคือ มาก แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นคนที่มีความคิดสร้างสรรค์น้อยที่สุด มีหลายวิธีในการแทนที่คำนั้นในโครงสร้างเกือบทั้งหมด ตัวอย่างเช่นแทนที่จะบอกว่าความคิดทางธุรกิจของใครบางคนเป็น "แบบเดิม ๆ " คุณสามารถใช้คำว่า conservative ได้ แทนที่จะพูดถึงผู้สมัครงานว่าเป็นคนที่มีบุคลิกที่แข็งแกร่งมากคุณสามารถพูดได้ว่าเขามีความมุ่งมั่นเด็ดเดี่ยวไม่ยอมแพ้

หลีกเลี่ยงการใช้คำบุพบท

คำและวลีเหล่านี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการสร้าง การไหลเปลี่ยนจากวรรคหนึ่งไปยังอีกวรรคหนึ่ง แต่มักทำให้ข้อความอ่อนลงและเพิ่มความเด่นชัดที่ไม่จำเป็น แทนที่จะเขียน "เราจะมีการประชุมเกี่ยวกับข้อเสนอแนะในการปรับปรุงงบประมาณในวันที่ 12 กุมภาพันธ์" คุณสามารถพูดได้ว่า "เราจะมีการประชุมงบประมาณในวันที่ 12 กุมภาพันธ์" การเขียนเชิงธุรกิจเป็นเรื่องเกี่ยวกับประสิทธิภาพ

หลีกเลี่ยงศัพท์แสง

ศัพท์แสงทางธุรกิจอาจสนุกเมื่อคุณพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่จะทำให้คุณรู้สึกโง่ ๆ ในอีเมลและเอกสาร ครั้งต่อไปที่คุณรู้สึกอยากเขียน เข้าร่วมทีมเสือ แพลตฟอร์มการเผาไหม้ , ความสามารถหลัก ย้ายเข็ม หรือ คิดนอกกรอบ คุณควรหาวิธีที่ชัดเจนในการแสดงออกด้วยตัวเอง

เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงความประพฤติผิดเพี้ยนเมื่อสื่อสารกับผู้คนนอกโลกธุรกิจ

อย่าใช้คำใหญ่

> นักเขียนที่ไม่ค่อยมีประสบการณ์คิดว่าการใช้คำพูดขนาดใหญ่จะทำให้เนื้อหาของพวกเขาดีขึ้น คำว่า "สมาร์ท" จะขึ้นอยู่กับจำนวนพยางค์ที่มีอยู่ คุณต้องการใช้คำว่า เริ่ม แทนที่จะ เริ่มต้น หรือ ใช้ แทน ใช้ หรือไม่? ทำไม่ได้! ใช้คำศัพท์ที่ตรงไปตรงมาเสมอดีกว่า

จุดมุ่งหมายสำหรับเสียงที่ใช้งาน

ประโยคแบบพาสซีฟมุ่งความสนใจไปที่สิ่งหรือบุคคลที่ดำเนินการดังนั้นผู้อ่านจึงไม่สามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบต่อการกระทำได้อย่างชัดเจน เสียงพาสซีฟมักฟังดูไม่ถูกต้องและมีคำพูดซึ่งตรงกันข้ามกับหลักการของการเขียนทางธุรกิจ

แทนที่จะพูดว่า "โครงการถูกนำเสนอโดยไมเคิล" คุณควรไปหา "ไมเคิลนำเสนอโครงการ"

สร้างอีเมล ข้อความสั้น

มิฉะนั้นคุณอาจสูญเสียความสนใจของผู้รับ มุ่งมั่นสำหรับห้าหรือน้อยกว่าประโยคซึ่งจะทำให้มันง่ายสำหรับผู้อ่านที่จะอ่านและตอบสนองโดยตรงจากมาร์ทโฟนของพวกเขา ถ้าคุณมีสิ่งที่สำคัญหลายอย่างที่จะพูดให้ลองจัดกำหนดการประชุมหรือการประชุมทางวิดีโอ

อย่าใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป

ไม่เป็นไรจะเน้นประเด็นในการเขียนเชิงธุรกิจ แต่การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปจะช่วยลด ผลกระทบ

อย่าลืมอย่าใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์มากกว่าหนึ่งครั้งในตอนท้ายของประโยค ที่ทำให้คุณดูหยาบคาย

หลีกเลี่ยงความหยิ่งยโส

นี่เป็นจุดอ่อนที่พบมากที่สุดในเอกสารทางธุรกิจ คุณไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามความต้องการที่ยาวนาน - วันนั้นจบลงเมื่อคุณจบการศึกษาระดับวิทยาลัย แทนที่จะเขียนประโยคยาวที่เจือจางข้อมูลมุ่งเป้าไปที่คนที่สั้นกว่าที่มีสาระสำคัญในคำที่น้อยกว่า

รู้ผู้ชมของคุณ

ถ้าคุณต้องการเขียนอีเมลที่เหมาะสมคุณควรเข้าใจว่าผู้รับรู้อะไรเกี่ยวกับปัญหานี้ คุณมุ่งเน้น คุณต้องปรับคำศัพท์เสียงและรูปแบบของการเขียนธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับผู้ชมและสถานการณ์

อ่านเนื้อหาที่ออกมาดัง ๆ

ดูว่าเอกสารหรือข้อความดังขึ้นก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงสไตล์และความชัดเจนได้ดีขึ้น แต่ยังช่วยให้คุณค้นหาข้อผิดพลาดต่างๆเช่นคำขาดหายวลีที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ และการพิมพ์ผิด

ดูเพิ่มเติม: วิธีการเขียนพันธกิจใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

โปรดจำไว้ว่า: การเขียนธุรกิจเป็นทักษะที่สำคัญในการพัฒนา

ในฐานะนักธุรกิจคุณต้องทิ้งความประทับใจเอาไว้ การเขียนอีเมลที่สับสนซึ่งไม่มีโครงสร้างและข้อผิดพลาดหลายข้อไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมาย ไม่ว่าจะยากแค่ไหนการเขียนธุรกิจก็คุ้มค่ากับการทำงาน เคล็ดลับและเครื่องมือที่ระบุไว้ข้างต้นจะช่วยให้คุณสามารถแสดงออกผ่านการเขียนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณมีเคล็ดลับเพิ่มเติมหรือไม่? คุณเคยใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อช่วยในการเขียนธุรกิจของคุณหรือไม่? บอกเราในความคิดเห็น