เพื่อฉีกขาดหรือไม่ให้ฉีก? บันทึกการรักษาธุรกิจใหม่ |

การเริ่มต้นธุรกิจของคุณเองเป็นก้าวแรกที่น่าตื่นเต้นในโลกของเรือ นอกจากนี้ยังเป็นจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ของคุณกับ IRS

คุณมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาบันทึกทางการเงินไว้เพื่อประโยชน์ของ IRS คุณควรยึดถือข้อใดและข้อใดที่เป็นความยุ่งเหยิงของสำนักงานมากเกินไป

ในศูนย์บริการทำบัญชีออนไลน์เราเป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องเกี่ยวกับความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ในการติดตามข้อมูลทางการเงินของคุณ ในคู่มือนี้เราจะดูบันทึกที่คุณต้องเก็บไว้ระยะเวลาที่คุณต้องเก็บไว้และวิธีการที่มีประสิทธิภาพบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อเก็บบันทึกข้อมูลของคุณได้

ดูเพิ่มเติม: ฉันสามารถใช้ค่าใช้จ่ายนี้ได้หรือไม่? นักบัญชีอธิบายถึงโลกแห่งการเลิกจ้าง

ฉันต้องการเก็บภาษีอะไร

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจส่วนตัวหรือเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก IRS ต้องการให้คุณเก็บเอกสารประกอบการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนการหักเงิน หรือเครดิตที่ปรากฏในแบบฟอร์มการคืนภาษีของคุณ หรือซื้อสิ่งที่คุณบอกให้ IRS ที่คุณซื้อ

โดยทั่วไปเอกสารที่คุณควรเก็บ ได้แก่

• ใบเสร็จ
• ใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต
• หลักฐานการชำระเงิน
• เอกสารทางการเงินจากผู้ทำบัญชี
• แบบฟอร์มภาษีก่อนหน้า
• แบบฟอร์ม W2 และ 1099
• หลักฐานอื่น ๆ ที่สนับสนุนรายการ ของรายได้การหักเงินหรือเครดิตที่แสดงในการคืนภาษี
• โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุม ลักษณะและโครงสร้างทางกฎหมายของธุรกิจของคุณจะมีผลต่อบันทึกที่คุณต้องเก็บไว้ใน IRS
• ภาระในการพิสูจน์อยู่กับคุณเจ้าของธุรกิจเพื่อให้เอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ดังนั้นเมื่อคุณเริ่มเก็บบันทึกโปรดปฏิบัติตามหลักการง่ายๆนี้:
• เก็บทุกสิ่งทุกอย่าง

ในกรณีของการตรวจสอบบรรทัดแรกของการป้องกันคือใบเสร็จรับเงินและบันทึกภาษี การจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดจะช่วยเพิ่มระดับการป้องกันได้สูงสุด นอกจากนี้การรักษาใบเสร็จรับเงินของคุณค้ำประกันคุณจะสามารถเรียกร้องการหักภาษีที่คุณเป็นหนี้ที่ค้างชำระ

ดูเพิ่มเติม: 7 นิสัยการทำบัญชีทุกควรใช้ ข้อยกเว้นที่เป็นไปได้: กฎ $ 75

มีค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ คุณไม่จำเป็นต้องเก็บรักษาใบเสร็จไว้ ตัวอย่างเช่นกรมสรรพากรไม่กำหนดให้คุณต้องเก็บใบเสร็จสำหรับการเดินทาง (ลบที่พัก) บันเทิงของขวัญหรือการขนส่งตราบเท่าที่มีผลบังคับใช้ต่อไปนี้:

ค่าใช้จ่ายซึ่งไม่รวมที่พักจะน้อยกว่า $ 75

ค่าใช้จ่ายสำหรับการขนส่งและใบเสร็จรับเงินไม่สามารถใช้ได้

อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าในกรณีที่มีการตรวจสอบค่าใช้จ่ายใด ๆ สามารถถูกเรียกเป็นคำถามได้แม้จะอยู่ภายใต้ $ 75

• ดูคำแนะนำของ IRS ในการพิสูจน์ค่าใช้จ่ายภายใต้ $ 75
• ดู: เอกสารการโกงของบัญชี

ระยะเวลาที่เก็บรักษาบันทึกภาษี

กฎสามปี:

วางแผนที่จะเก็บภาษีของคุณไว้ บันทึกเป็นเวลาสามปีหลังจากวันที่คุณยื่นผลตอบแทนหรือนับจากวันครบกำหนดของการคืนเงิน (ขึ้นอยู่กับว่ากรณีใดในภายหลัง) ถ้าคุณยื่นผลตอบแทนในช่วงต้นถือว่าเป็นวันที่ครบกำหนด

กฎสามปีนี้มาพร้อมกับเราผ่านทาง Statute of Limitations ซึ่งเป็นช่วงที่คุณผู้เสียภาษีอากรสามารถแก้ไขข้อมูลของคุณได้ คืนภาษี - หรือที่ IRS สามารถตรวจสอบการคืนภาษีดังกล่าวได้ เมื่อหมดอายุข้อ จำกัด คุณจะไม่ต้องเก็บบันทึกภาษีสำหรับช่วงเวลาดังกล่าวอีกต่อไป

ข้อยกเว้นของกฎสามปี:

เช่นเคยมีข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้ ในบางกรณีคุณจะต้องใช้เกณฑ์ที่มากกว่าข้อกำหนดข้อกำหนดเทอมข้อ จำกัด สามปี หากคุณหักค่าใช้จ่ายใด ๆ ในการคืนภาษีให้เก็บบันทึกเป็นเวลาเจ็ดปี

รายได้ที่ถูกละเว้น:

หากคุณไม่ได้รายงาน รายได้ให้กับ IRS และมากกว่าร้อยละ 25 ของรายได้รวมที่ระบุไว้ในการคืนสินค้าของคุณเก็บบันทึกเป็นเวลาหกปีหลังจากวันที่คุณยื่นหรือวันที่ครบกำหนดของการคืนเงินแล้วแต่ระยะใดจะถึงภายหลัง

ระเบียนของพนักงาน:

บันทึกการจ้างงานควรจะเก็บไว้สี่ปีหลังจากภาษีเงินเดือนที่เกี่ยวข้องครบกำหนดหรือได้รับการชำระเงินแล้วแต่อย่างใดในเวลาต่อมา ผลตอบแทนที่ฉ้อโกง:

หากคุณกรอกข้อมูลการหลอกลวงคืนคุณต้องการ ดีกว่ายึดมั่นในมัน ไม่มีข้อ จำกัด เกี่ยวกับผลตอบแทนที่ทำให้เข้าใจผิด IRS บันทึกทรัพย์สิน:

คุณควรเก็บบันทึกที่เชื่อมต่อกับการถือครองทรัพย์สินตลอดระยะเวลาของข้อ จำกัด - สามปีหลังจากที่ทรัพย์สินดังกล่าวออกจากความครอบครองของคุณ เกี่ยวกับบันทึกทรัพย์สินคุณต้องใช้เอกสารเช่นการกระทำชื่อและบันทึกค่าใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถคำนวณการหักค่าเสื่อมราคาการตัดจำหน่ายหรือการลดค่าใช้จ่ายใด ๆ รวมถึงปัจจัยที่ทำให้เกิดกำไรหรือขาดทุนเมื่อคุณขายหรือจำหน่ายทรัพย์สินด้วย

ดูเพิ่มเติม: 6 ข้อผิดพลาดทางบัญชีที่ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กที่เสี่ยง ใบเสร็จรับเงินร้านค้าและบันทึกภาษี

เมื่อคุณได้พิจารณาว่าคุณต้องการเก็บบันทึกใดและระยะเวลาเท่าไรก็ถึงเวลาตั้งระบบการจัดระเบียบแล้ว Thankfully IRS ยอมรับเอกสารดิจิทัลตราบเท่าที่มี สำเนาต้นฉบับที่สมบูรณ์และถูกต้อง ตามคำขอคุณควรจะสามารถผลิตสำเนาที่อ่านได้และพิมพ์เอกสารใด ๆ ที่ระบุ

นั่นหมายความว่าวันที่ใช้ตู้เก็บเอกสารที่ไม่เอื้ออำนวยในการเก็บบันทึกภาษีของคุณสิ้นสุดลง โซลูชันดิจิทัลจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อใช้งานแบบไร้กระดาษและเก็บบันทึกข้อมูลของคุณตามคำสั่งซื้อ

ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลแบบคลาวด์ที่ปลอดภัยเช่น Dropbox, Evernote หรือ Google ไดรฟ์ช่วยให้คุณสามารถเก็บเอกสารของคุณทางออนไลน์ได้อย่างปลอดภัย เมื่อธุรกิจของคุณได้รับการจัดตั้งขึ้นแล้วถ้าคุณพบว่าคุณกำลังจัดการกับเอกสารจำนวนมากให้พิจารณาการลงทุนในเครื่องสแกนเนอร์ความเร็วสูงโดยอัตโนมัติเพื่อให้การถ่ายโอนทางออนไลน์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้คุณควรเก็บสำเนาสำรองไว้ เอกสารของคุณทั้งในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือในบัญชีเมฆรอง

ดูเพิ่มเติม: การบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก 101: 9 ขั้นตอนในการสร้างธุรกิจใหม่ของคุณในการติดตาม

การเก็บรักษาระเบียนเพื่อจุดประสงค์ที่มิใช่ภาษี

เมื่อคุณไม่จำเป็นต้องถือเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีอีกให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารเหล่านี้ก่อนที่จะทำลายเอกสารเหล่านั้น เจ้าหนี้ทนายความหรือ บริษัท ประกันภัยของคุณอาจต้องการให้คุณเก็บไว้นานกว่าที่ IRS

ถ้าคุณใช้ที่จัดเก็บออนไลน์มากกว่าลบเอกสารที่คุณไม่ต้องการแล้วคุณสามารถเก็บถาวรได้

การเรียนรู้ นำทางไปสู่พื้นที่สีเทาของการบันทึกข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กและการตั้งค่าระบบไร้กระดาษขององค์กรจะช่วยให้คุณประหยัดจากความเสี่ยงของความยุ่งเหยิงของสำนักงานในขณะที่คุณต้องปฏิบัติตามกฎอย่างสม่ำเสมอ