การให้ความสนใจกับจดหมายเสียง

ในส่วนของฝ่ายบริการลูกค้าทีมของคุณต้องใส่ใจกับข้อความเสียงของลูกค้าของคุณ เกือบทั้งหมดของเรามีเครื่องตอบรับหรือความสามารถในการรับฝากข้อความเสียงบนโทรศัพท์บ้านโทรศัพท์สำนักงานและโทรศัพท์มือถือของเรา และเราทุกคนทิ้งข้อความบางอย่างไว้ในระบบเหล่านั้นบางครั้งก็ตลกขบขันบางครั้งหมองคล้ำและเอียงมากที่สุดมักจะตรงและให้ข้อเท็จจริงพื้นฐาน: คุณมาถึง * ชื่อ * แล้วฝากข้อความหลังจากเสียงแล้วเราจะโทรกลับ

นี่เป็นคำถาม เมื่อคุณวางสายและเชื่อมต่อกับวอยซ์เมลคุณจะปรับแต่งข้อความในขณะที่รอสัญญาณเสียงบ่อยเพียงใด? มีประเด็น สำหรับส่วนมากของเราข้อความทักทายของข้อความเสียงเป็นเรื่องปกติดังนั้นเราจึงไม่สนใจเลย และที่นั่นเราแสดงความไม่เคารพต่อลูกค้าของเรา และในการทำเช่นนั้นจะเป็นอันตรายต่อธุรกิจของเราเอง

ตัวอย่างเช่นเมื่อไม่นานมานี้เราได้รับข้อความในจดหมายเสียงจากที่บ้านของเรา มันมาจากทนายความเราจะเรียกเขาว่านาย A. Turney นาย A. Turney ทิ้งข้อความให้นาย Cheung เกี่ยวกับประเด็นทางกฎหมายในปัจจุบันและนาย Cheung ต้องการให้เขาโทรกลับได้ทันที สำหรับฉันแล้วนี่เป็นจุดสังเกตที่ชัดเจนของหมายเลขโทรศัพท์ ฉันคิดว่านาย A. Turney จะโทรหานาย Cheung ในวันรุ่งขึ้นเมื่อเขาไม่ได้ยินจากเขา

วันรุ่งขึ้นเรามีข้อความจากนาย A. Turney บอกนาย Cheung ในอาการหงุดหงิดเล็กน้อย เสียงเพื่อโทรกลับทันที ตอนนี้เรื่องตลกแบบนี้เป็นเรื่องตลกตั้งแต่ตอนนั้นฉันมีนิสัยในการเล่าเรื่องตลกให้กับข้อความที่ส่งออกและเสียงของฉันมีสำเนียงแปซิฟิกตะวันตกเฉียงเหนือค่อนข้างเล็กน้อยโดยมีคำแนะนำเล็กน้อยเกี่ยวกับพื้นหลังสแกนดิเนเวียของ Upper Midwest Scandinavian และเพื่อบอกความจริงฉันสงสัยมากว่านาย Cheung จะเล่าเรื่องตลกในจดหมายเสียงทางธุรกิจของเขา

วันที่สามมาและความประหลาดใจของฉันนาย A. Turney ฝากข้อความไว้กับเรา เขากำลังโกรธมาก ฉันสามารถเห็นเขานั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานของเขากดโทรซ้ำบนโทรศัพท์ของเขาและยุ่งทำงานหลายเขียนละเมิดและโต้แย้งของเขาในขณะที่ cluelessly ละเว้นเรื่องตลกของฉันเป็นครั้งที่สาม ตอนนี้ฉันรู้สึกหงุดหงิดเล็กน้อย ดังนั้นเย็นวันนั้นผมจึงโทรหาสำนักงานของนาย A. Turney และบอกข้อความเสียงของ HIS ว่าเขาต้องการจะฝากข้อความไว้กับนาย Cheung ที่หมายเลขโทรศัพท์ไม่ถูกต้องตลอดทั้งสัปดาห์ จากนั้นฉันก็เปลี่ยนข้อความขาออกของเราเพื่อบอกเล่าเรื่องตลกของนักกฎหมายที่ไม่ยกยอ แต่น่าเสียดายที่ฉันไม่ได้นาย Cheung หมายเลขหรือฉันจะเรียกเขาให้เขารู้ว่าทนายความของเขากำลังขาดความสนใจในรายละเอียด

คืนวันพฤหัสตอนเรากลับบ้านและนั่นเองนาย A. Turney ได้ฝากข้อความไว้กับ Mr. Cheung อีกครั้ง เห็นได้ชัดว่าเขาไม่ได้รับฟังข้อความของเราด้วยเรื่องตลกของนักรบหรืออย่างน้อยที่สุดเขาก็ไม่ยอมพูดถึงเรื่องนี้และไม่ได้ฟังข้อความเสียงของตัวเองบอกเขาว่าเขากำลังเหวี่ยงเสาโทรศัพท์ผิดพลาด แต่คุณคิดว่าคงจะไม่ทราบว่ามีบางอย่างผิดปกติหลังจากเกือบหนึ่งสัปดาห์ของการโทรที่ไม่ได้รับการเรียกร้องทางกฎหมายเกี่ยวกับประเด็นทางกฎหมายที่รอดำเนินการ

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงในรายชื่อติดต่อบริการลูกค้าของคุณกับ VoiceMail:

• ถ้าคุณเป็นธุรกิจให้ใช้ข้อความทักทายทางธุรกิจที่เหมือนกันในจดหมายเสียงของคุณรวมทั้งชื่อธุรกิจของคุณ
• เมื่อคุณเป็นสมาชิกทีมดูแลลูกค้าโทรหาใครสักคนและคุณจะถูกส่งไปที่ข้อความเสียงฟังข้อความ. ห้ามลบเนื้อหาข้อความออกจากมือ มีข้อมูลที่ดีอยู่ที่นั่น คุณอาจพบว่าคนที่คุณต้องการอยู่นอกสำนักงานเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ หรือว่าพวกเขาได้ย้ายหรือออกจาก บริษัท คุณอาจพบหมายเลขอื่นในการโทร หรือคุณอาจพบว่าคุณโทรผิดหมายเลข
• ถ้าคุณสัญญาว่าคุณจะโทรกลับมาหาลูกค้าให้ทำตามคำสัญญานั้น ลูกค้ารอสาย ปล่อยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในจดหมายเสียงของพวกเขาและถ้าเป็นไปได้ให้โทรติดต่อกลับมาในภายหลังเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้รับข้อความของคุณ
• หากคำทักทายด้วยเสียงที่คุณพบคือคำที่ไม่ได้เป็นคำที่ไม่ควรเป็นคำแนะนำที่ชัดเจนว่าอาจมีการตรวจสอบหมายเลขหรืออาจได้รับหมายเลขลูกค้าไม่ถูกต้อง ในกรณีนี้คุณควรใช้ความพยายามเพิ่มเล็กน้อยในการติดต่อทางอีเมลหรือมองดูสมุดโทรศัพท์
• หากคุณยังคงทิ้งข้อความไว้ในจดหมายเสียงที่ไม่ถูกต้องคุณจะหักล้างลูกค้าปัจจุบันของคุณและคุณ เกือบจะทำให้ลูกค้าแปลกใหม่ ฉันรู้ว่าฉันจะไม่ไป Mr. A. Turney เพื่อทำงานด้านกฎหมายของฉัน เขาไม่เคยฟังฉันมาก่อนเมื่อคิดว่าฉันเป็นลูกค้าของเขา … ทำไมฉันถึงเชื่อว่าเขาจะฟังฉันถ้าฉันเป็นแบบนั้น?

แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเคารพพวกเขาและให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารของคุณกับพวกเขา ฟังสิ่งที่พวกเขาพูด

p.s ฉันไม่ได้รับจดหมายเสียงจากนาย A. Turney เมื่อเร็ว ๆ นี้ นาย Cheung ได้จ้างทนายความคนใหม่มาตั้งแต่นาย A. Turney เห็นได้ชัดว่าละเลยความต้องการทางกฎหมายของเขาเพราะนาย A. Turney ไม่เคยเรียกเขากลับมา