การเตรียมธุรกิจก่อนเริ่มต้นฤดูกาลภาษี

การทำธุรกิจภาษีอาจเป็นเรื่องยากสำหรับ s ใหม่ ในบทความนี้ฉันจะแบ่งปันวิธีการที่ชาญฉลาดและเร็วขึ้นเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายของคุณและติดตามใบเสร็จรับเงินและเอกสารสำคัญอื่น ๆ สำหรับภาษีของคุณ เคล็ดลับ # 1: ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

สิ่งหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากพยายามต่อสู้อยู่ก็คือการเข้าพักต่อ ด้านบนของการทำบัญชีตลอดทั้งปี

หากคุณไม่ได้ใช้โปรแกรมบัญชีเช่น QuickBooks หรือ Xero คุณจะตั้งค่าตัวเองขึ้นสำหรับความล้มเหลว มาภาษีเวลา ฉัน CPA และเชื่อว่า หรือไม่ฉันใช้ QuickBooks เพื่อทำหนังสือของฉันและเตรียมตัวสำหรับฤดูกาลภาษี ช่วยให้คุณสามารถเก็บรายได้และค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง ถ้าคุณพบว่าตัวเองอยู่ในโหมด "จับขึ้น" เมื่อพูดถึงหนังสือของคุณคุณต้องลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชี

เคล็ดลับ # 2: ใช้หมวดค่าใช้จ่ายในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

ประเภทค่าใช้จ่ายเป็นเพียงวิธีเดียว เพื่อจัดกลุ่มการซื้อที่คุณทำเพื่อธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นอุปกรณ์สำนักงานร้านอาหารและน้ำมันเบนซินเป็นหมวดค่าใช้จ่าย พวกเขาสามารถช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายของผู้จัดจำหน่ายได้ดีขึ้นแทนที่จะตั้งค่าผู้ขายแต่ละรายสำหรับการซื้อสินค้าทุกวัน

เหตุผลก็คือคุณจะสามารถป้อนค่าใช้จ่ายได้เร็วขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่ต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

ลองมาดูสถานการณ์นี้เพื่อดูว่า:

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจซื้อ เครื่องใช้สำนักงานสำหรับธุรกิจของคุณ หวังว่าคุณจะไม่เหมือนเด็ก ๆ ในร้านขายขนมที่กำลังมองหาปากกาและโน้ตบุ๊คใหม่ที่มันวาวอยู่บนชั้นวาง คุณอาจซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นเท่านั้นจากสำนักงานจัดหาสำนักงานเช่น Office Depot หรือ Staples แต่คุณอาจซื้อเครื่องใช้สำนักงานจากสถานที่อื่น ๆ เช่น Costco หรือ Target

เมื่อคุณพร้อมที่จะบันทึกการซื้อเหล่านี้ใน (

) อย่า

• สร้างผู้ขาย 4 รายใน QuickBooks (หรือทางเลือกอื่นของ QuickBooks) สำหรับ Office Depot, Staples, Costco และ Target Do
• ตั้งค่าบัญชีหนึ่ง "สำนักงานจัดหา" หรือ "สำนักงานซัพพลาย" และรหัสซื้อจัดหาสำนักงานทั้งหมดไปยังผู้จัดจำหน่าย "office supply" ในตารางด้านล่างเราได้รวมตัวอย่างการซื้อทุกวันที่คุณสามารถตั้งค่าหมวดหมู่ได้ แทนที่จะเป็นผู้ขาย

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่

ไม่ต้องการ ต้องติดตามจำนวนเงินที่ใช้จ่ายกับผู้ขายแต่ละรายที่ซื้อสินค้าทุกวันจากอุปกรณ์สำนักงานเช่นน้ำมันเบนซินและอาหารกลางวันของลูกค้า เชื่อหรือไม่ว่า IRS ไม่ต้องการให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายเช่นนี้ นอกจากนี้งบการเงินที่สำคัญที่คุณใช้ในการกำหนดสุขภาพของธุรกิจของคุณเช่นคำสั่งกำไรและขาดทุนจะแสดงรายการประเภทค่าใช้จ่ายเช่น "เครื่องใช้สำนักงาน" และไม่ใช่ผู้ขายเฉพาะที่คุณซื้อ นี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งว่าทำไมคุณไม่จำเป็นต้องติดตามค่าใช้จ่ายของคุณโดยผู้ขาย

ฉันเป็นผู้สอนด้านบัญชีเสริมและฉันยังสอน QuickBooks ขณะที่ฉันกำลังอธิบายแนวคิดนี้ในชั้นเรียนของฉันหนึ่งมือทันทียิงขึ้น ตอนแรกฉันคิดว่านักเรียนกำลังจะพยายามท้าทายฉันว่า IRS ต้องการให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายของคุณอย่างนี้หรือไม่ - คุณสามารถบอกได้ไหมว่าเรื่องนี้เกิดขึ้นบ่อยๆ?

อย่างไรก็ตามนักเรียนได้กลายเป็น เจ้าของแฟรนไชส์ของสำนักงาน H & R Block ท้องถิ่น เขาสนับสนุนข้ออ้างของฉัน 100 เปอร์เซ็นต์ เขาบอกชั้นว่าในการเตรียมการคืนภาษีสำหรับเจ้าของธุรกิจเขามักจะแชร์เคล็ดลับเช่นนี้ เขายังกล่าวอีกว่าในตอนท้ายของวันถ้า IRS ต้องการระดับรายละเอียดนั้นคุณสามารถสร้างใบเสร็จรับเงินได้เสมอ

โชคดีที่ฉันมีทางออกที่ดีสำหรับคุณที่จะกำจัดใบเสร็จรับเงินที่คุณได้ยัดไส้ในถุงมือของรถและกล่องรองเท้าที่คุณรักไว้เพื่อให้คุณอ่านต่อไป!

เคล็ดลับ # 3: ใช้สรุปบัตรเครดิตธุรกิจประจำปี

ก่อนอื่นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรตั้งบัญชีตรวจสอบธุรกิจแยกกัน (

ไม่เคย

ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัว) เพื่อให้คุณสามารถระบุรายได้และค่าใช้จ่ายที่รายงานและ / หรือหักลดหย่อนภาษีได้ หากคุณไม่ทำเช่นนี้จะเป็นการยากที่จะติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งอาจมีสิทธิ์หักภาษีได้เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลซึ่งไม่ได้ หากคุณมีทั้งค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวใน บัญชีธนาคารเดียวกันคุณจะต้องผ่านรายการบัญชีธนาคารของคุณและรวมเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเท่านั้น การดำเนินการด้วยตนเองในการแยกค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลและธุรกิจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อที่ฉันสัญญาว่าคุณจะพร้อมที่จะทำงานให้กับธนาคารที่ใกล้ที่สุดเพื่อตั้งค่าบัญชีธุรกิจนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการผ่านปีภาษีต่อไปนี้

ก่อนที่คุณจะรู้ว่า " วันที่ 15 เมษายนจะมาถึงที่นี่ หากเวลาภาษีเพิ่มขึ้นทุกปีคุณสามารถดูเคล็ดลับการวางแผนภาษีทั้งสี่แบบได้จากทุกธุรกิจขนาดเล็กที่ควรใช้ อย่างไรก็ตามหากคุณพบว่าตัวเองอยู่ข้างหลังกับการป้อนค่าใช้จ่ายของคุณลงในโปรแกรมบัญชีของคุณวิธีการหนึ่งที่จะได้รับค่าใช้จ่ายเหล่านั้นป้อนลงอย่างรวดเร็วคือการใช้สรุปประจำปีที่ บริษัท บัตรเครดิตให้ในช่วงต้นเดือนมกราคม

รายงานนี้เป็นที่ดีเพราะ สรุปการซื้อทั้งหมดตามประเภทค่าใช้จ่าย คุณสามารถใช้ตัวเลขเหล่านี้เพื่อรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณสำหรับแต่ละหมวดหมู่ ด้านล่างเป็นภาพรวมของสิ่งที่โดยทั่วไปจะมีลักษณะเหมือน

คุณจะเห็นส่วนใหญ่ของหมวดหมู่จะคล้ายกับที่คุณได้ตั้งค่าไว้ในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณแล้ว:

ข้อเสียเปรียบหนึ่งของการใช้คำแถลงสรุป เช่นนี้ก็คือคุณจะไม่สามารถป้อนวันที่ที่แน่นอนของการซื้อแต่ละครั้งได้ ในโครงการใหญ่ของสิ่งนี้เป็นรายย่อย แต่ไม่ใช่สิ่งที่คุณควรทำเป็นนิสัย โปรดจำไว้ว่านี่เป็นทางออกระยะสั้นเพื่อที่คุณจะได้รับค่าใช้จ่ายในการบันทึกสร้างบัญชีการเงินและยื่นภาษีเหล่านั้นตามกำหนดเวลา! หากคุณซื้อสินทรัพย์ถาวรในระหว่างปีเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีวันที่ซื้อเฉพาะเนื่องจากเป็นส่วนประกอบสำคัญในการคำนวณค่าเสื่อมราคาซึ่งสามารถหักลดหย่อนภาษีได้

เคล็ดลับ # 4: ไปที่กระดาษ

ฉันจะ เป็นคนแรกที่ยอมรับว่าแนวคิด "paperless" ฟังดูดี แต่ก็ยากสำหรับผมที่จะโอบกอด - ตอนแรก ในฐานะนักบัญชีฉันเป็นผู้แสดงเอกสารรายใหญ่ "มันเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถพิสูจน์ได้" นั่นก็ดูเหมือนจะเป็นคำขวัญของ IRS ด้วย

ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันการสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของใบเสร็จรับเงินทำได้ง่ายขึ้น เอกสารทางการเงินอื่น ๆ ที่คุณเคยต้องเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารทางกายภาพ ถึงเวลาแล้วที่จะกำจัดตู้เก็บฝุ่นที่เต็มไปด้วยเนื้อที่และโยกย้ายไปยังระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การค้นหาเอกสารที่เก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ (หรือในระบบคลาวด์) เป็นการง่ายกว่าการสลับไฟล์ผ่านโฟลเดอร์

แต่คุณจัดระเบียบไฟล์เหล่านี้อย่างไร? ดีคุณถามคำถามที่ดี เราขอแนะนำให้คุณใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์บนระบบคลาวด์เช่น Dropbox คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับปี (2017) จากนั้นเป็นโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละหมวดค่าใช้จ่าย (เช่นอุปกรณ์สำนักงาน, อาหาร, เชื้อเพลิง) ดาวน์โหลดแอปพลิเคชันลงในโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อให้คุณสามารถสแกนใบเสร็จรับเงินได้ในเวลาที่คุณออกไปและเกี่ยวกับคุณโดยอัตโนมัติบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องและส่งใบเสร็จรับเงินที่ได้รับ! อย่าเก็บรายรับในกล่องถุงมือหรือกระเป๋าสตางค์ไว้ในภายหลัง

ถ้าคุณไม่มั่นใจคุณสามารถทำตามขั้นตอนของทารกโดยการเริ่มต้นในพื้นที่หนึ่ง แต่ฉันสัญญาว่าเมื่อคุณใช้แนวคิด "ไร้กระดาษ" คุณ จะไม่สามารถกำจัดตู้เก็บเอกสารเหล่านั้นได้เร็วพอ ด้านล่างนี้ให้หากลยุทธ์บางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อเลื่อนไปสู่รูปแบบ "ไร้กระดาษ":

สแกนใบเสร็จรับเงิน

การทิ้งรายรับเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในธุรกิจขนาดเล็ก อย่าพลาดการหักภาษีเนื่องจากคุณได้รับใบเสร็จรับเงิน มีแอปพลิเคชันหลายตัวในตลาดที่จะช่วยให้คุณสแกนใบเสร็จได้ Neat และ Shoeboxed เป็นแอ็พพลิเคชันที่ยอดเยี่ยมที่จะผนวกรวมเข้ากับโปรแกรมบัญชีเช่น QuickBooks หรือ Xero เพื่อให้คุณสามารถลดการป้อนข้อมูลโดยสิ้นเชิง

ดาวน์โหลดใบเรียกเก็บเงินจากผู้ขาย

ปัจจุบันผู้ขายส่วนใหญ่จะเสนอทางเลือกในการรับตั๋วเงิน ทางอีเมลหรืออนุญาตให้คุณดาวน์โหลดได้โดยตรงจากเว็บไซต์ของพวกเขา เราขอแนะนำให้คุณหยุดส่งใบเรียกเก็บเงินของคุณทางไปรษณีย์ถึงคุณและเริ่มดาวน์โหลดใบแทน นี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยไม่ต้องสแกนก่อน; คุณสามารถบันทึกบิลในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณหรืออัปโหลดไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

โบนัส - ถ้าคุณใช้ Xero จะมีคุณลักษณะที่เรียกว่า "ฝั่งเคียงข้างเคียง" ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดใบแจ้งค่าจัดจำหน่ายของคุณไปยังซอฟต์แวร์เพื่อให้คุณสามารถมีข้อมูลที่ถูกต้องต่อหน้าคุณเมื่อคุณพร้อมที่จะเขียนเช็ค

รับใบเสร็จรับเงิน PDF

ปัจจุบันผู้ค้าปลีกรายอื่น ๆ กำลังเคลื่อนห่างจากกระดาษ ใบเสร็จรับเงินและเสนอตัวเลือกให้คุณได้รับข้อความหรืออีเมลพร้อมแนบใบเสร็จ ขอแนะนำให้คุณไปกับใบเสร็จรับเงินทางอีเมลเนื่องจากมักเป็นเอกสาร PDF ที่สามารถดาวน์โหลดได้ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินข้อความอาจจะไม่ได้ คุณสามารถลากและวางใบเสร็จรับเงิน PDF ลงในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที

ดาวน์โหลดใบแจ้งยอดธนาคารหรือบัตรเครดิตทั้งหมด

สำหรับลูกค้าส่วนใหญ่ที่ทำธนาคารออนไลน์เช่นตัวคุณเอง เกมง่ายๆ อย่างไรก็ตามหากคุณยังคงได้รับใบแจ้งยอดธนาคารหรือบัตรคุณควรตัดสายไฟโดยเร็วที่สุด นี่เป็นหนึ่งในพื้นที่ที่คุณสามารถลดโอกาสในการถูกโจรกรรมได้

เชื่อหรือไม่ว่ามีคนออกมาที่ขโมยตัวตนของผู้คนเพียงแค่เปิดอีเมล ฉันไม่ได้รับเอกสารใด ๆ ที่มีข้อมูลทางการเงินเช่นใบแจ้งยอดธนาคารหรือบัตรเครดิตหรือ 401k หรือข้อมูลการลงทุนอื่น ๆ ผ่านจดหมายหอยทาก

บรรทัดล่าง

เชื่อหรือไม่ว่าเวลาในการเสียภาษีอาจเป็นเรื่องง่าย กุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนั้นคือการตั้งระบบที่จะช่วยให้คุณและยึดมั่นในเรื่องนี้ ในการเริ่มต้นให้ตั้งเวลาสองสามชั่วโมงในช่วงสัปดาห์แรกของเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สแกนและยื่นใบเสร็จและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดสำหรับเดือนก่อนหน้า ในเวลาเดียวกันให้ดำเนินการตรวจสอบบัญชีกับบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่ายอดคงเหลือในบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตและหนังสือของคุณตรงกัน

อย่าลืมใส่ข้อมูลนี้ลงในปฏิทินของคุณในฐานะ "การประชุมที่เกิดขึ้นประจำ" กับหนังสือของคุณ "ลองเลือกวันทำงานที่เบาและหนึ่งที่คุณมักจะอยู่ในอารมณ์ที่ดีเป็นธรรม (เช่นวันศุกร์หรือเช้าวันเสาร์) ถ้าคุณยินดีที่จะทำผลงานตลอดทั้งปีแล้วก็จะเป็นวันที่ 15 เมษายนที่ผ่านมา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเตรียมพร้อมสำหรับฤดูกาลภาษีให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบสิ่งที่ทุกธุรกิจขนาดเล็กควรรู้ เกี่ยวกับภาษี