6 เครื่องมือในการช่วยคุณในการจัดการทีมระยะไกล

ประมาณ 67 เปอร์เซ็นต์ของ บริษัท อนุญาตให้พนักงานบางคนทำงานจากที่บ้านในโอกาสและ 38 เปอร์เซ็นต์ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลได้เป็นประจำ perks ของสถานการณ์การทำงานระยะไกลจะเห็นได้ชัดสำหรับพนักงาน แต่ยังมี perks น่าอัศจรรย์หลายนายจ้างของพวกเขาเกินไป

การศึกษาแสดงให้เห็นว่าคนทำงานระยะไกลมักจะมีประสิทธิผลมากขึ้นและความพึงพอใจกับงานของพวกเขา นอกจากนี้ บริษัท ยังประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์สำนักงานพื้นที่และคอมพิวเตอร์เมื่อใช้พนักงานระยะไกลที่ใช้ที่อยู่อาศัยของตนเพื่อทำงานประจำวัน

แต่เมื่อพนักงานของคุณทำงานจากระยะไกลแล้วคุณจะสามารถควบคุมงานของพวกเขาได้อย่างไร โครงการและระดมความคิดร่วมกัน? โชคดีที่เทคโนโลยีช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ง่ายและคุณสามารถเริ่มต้นใช้เครื่องมือออนไลน์ทั้งหกได้

ดูเพิ่มเติม: เครื่องมือทางการตลาด 20 ชิ้นที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรลอง

1. เครื่องมือความเร็วอินเทอร์เน็ต

ตามรายงานของ Washington Post ความเร็วอินเทอร์เน็ตสามารถเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพการทำงานได้ การศึกษาที่อธิบายไว้ในรายงานฉบับนี้แสดงให้เห็นว่ารัฐที่มีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงโดยเฉลี่ยยังมี GDP ต่อหัวต่อในขณะที่รัฐที่มีอินเทอร์เน็ตความเร็วต่ำมีอัตราการใช้อินเทอร์เน็ตต่อหัวของประชากรลดลง

พนักงานของคุณต้องการอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เชื่อถือได้ ทำงานได้ดีจากที่บ้าน จำนวนความเร็วของอินเทอร์เน็ตที่พนักงานแต่ละคนต้องขึ้นอยู่กับงานประจำวันของพวกเขา ให้พนักงานของคุณใช้เครื่องมือความเร็วอินเทอร์เน็ตเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงพอที่จะแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ใช้โปรแกรมออนไลน์และการประชุมวิดีโอผ่านโฮสต์ เป็นเครื่องมือฟรีที่ใช้งานง่ายและช่วยให้คุณสามารถวัดความต้องการใช้งานของทีมได้ในแบบออนไลน์

เครื่องมือนี้จะนำพนักงานของคุณมาใช้ผ่านชุดของคำถามที่มีวัตถุประสงค์เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการใช้อินเทอร์เน็ตของพวกเขา ในตอนท้ายของลำดับคำถามพนักงานของคุณจะได้รับหมายเลขสำหรับความเร็วอินเทอร์เน็ตที่แนะนำของพวกเขา จากนั้นพวกเขาสามารถนำหมายเลขนี้ไปให้ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของตนเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเร็วอินเทอร์เน็ตเพียงพอในการจัดการการใช้อินเทอร์เน็ตส่วนตัวและเป็นมืออาชีพและหลีกเลี่ยงเวลาล่าช้า

2. Google ไดรฟ์

การศึกษาพบว่าต้องใช้เวลาเฉลี่ย 8 คนในการค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารและข้อมูลที่ถูกต้องที่จำเป็นสำหรับงานที่กำหนด กระบวนการนี้จะทำให้ผู้ใช้งานระยะไกลรู้สึกหงุดหงิดมากขึ้นซึ่งไม่สามารถแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยไปที่โต๊ะเพื่อระบุตำแหน่งที่สามารถหาเอกสารได้ นี่คือเหตุผลที่การส่งเอกสารหลายฉบับให้แก่สมาชิกในทีมหลายคนเกิดภัยพิบัติขึ้นรอที่จะเกิดขึ้น

Google ไดรฟ์ช่วยให้สามารถสร้างไฟล์และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้โดยง่าย คุณและสมาชิกในทีมสามารถดูการแก้ไขของแต่ละคนเพิ่มความคิดเห็นและใช้งานเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน เมื่อพนักงานจัดเก็บไฟล์ในไดรฟ์จะสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ทุกเครื่อง

Google ไดรฟ์สามารถใช้งานได้สำหรับทุกคนที่มีบัญชี Gmail และไม่ จำกัด จำนวนผู้ทำงานร่วมกัน

ดูเพิ่มเติม: วิธีการ จ้างลูกจ้างรายแรกของคุณ

3. Trello

การศึกษาแสดงให้เห็นว่าทุกๆ 1 พันล้านดอลลาร์มีการลงทุน 122 ล้านดอลลาร์ถูกสูญเสียเนื่องจากโครงการไม่ดี นี่คือเหตุผลที่การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทีมงานทุกคนที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและผลกำไร

การจัดการโครงการเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทีมใด ๆ แต่มีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อทีมของคุณทำงานจากระยะไกล Trello เป็นระบบการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น การใช้กระดานของ Trello คุณสามารถสร้างขั้นตอนมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและทำแผนภูมิความคืบหน้าของทีมได้

ไม่มีข้อ จำกัด ของสมาชิกและแอปฟรีเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้บนคอมพิวเตอร์สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต หากต้องการรวมเข้ากับ Evernote, MailChimp, Google ไดรฟ์, Dropbox และเครื่องมืออื่น ๆ ตัวเลือก Business Class จะมีค่าบริการรายเดือน 9.99 เหรียญต่อผู้ใช้

4. HipChat

เมื่อพนักงานของคุณทำงานจากระยะไกลคุณจะได้รับประโยชน์จากเวลาในการเผชิญหน้ากับการโต้ตอบโดยตรง HipChat ซึ่งเป็นแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมวิดีโอหรือข้อความแชทถ่ายโอนไฟล์แชร์หน้าจอและอื่น ๆ เมื่อทีมงานทั้งหมดของคุณใช้ HipChat จะรู้สึกเหมือนทุกคนทำงานร่วมกันในสำนักงานเดียวกัน

เวอร์ชันพื้นฐานฟรีสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ จำกัด และหากคุณต้องการวิดีโอแชทแบ่งปันหน้าจอและความสามารถขั้นสูงอื่น ๆ HipChat Plus สามารถใช้ได้ สำหรับค่าบริการรายเดือน 2.00 เหรียญต่อผู้ใช้

นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมแบบตัวต่อตัวระหว่างพนักงานและผู้จัดการโดยใช้แอปพลิเคชันนี้ซึ่งจะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการทำอย่างน้อยทุกเดือนเพื่อสัมผัสกับแต่ละฐานข้อมูล สมาชิกทีมจากระยะไกล ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวจะประสบความสำเร็จอย่างใดอย่างหนึ่ง Tiny Pulse มีแนวทางที่ดีเยี่ยมในการประชุมหารือกับพนักงานของคุณในแต่ละเดือน

ดูเพิ่มเติม: สิ่งที่กำหนด บริษัท ของคุณ วัฒนธรรม?

5 ทันเวลา

กรณีศึกษาเกี่ยวกับองค์กรที่ได้ใช้การติดตามเวลาได้แสดงให้เห็นว่าการใช้วิธีการติดตามเวลาเพื่อให้พนักงานรู้ว่าพนักงานใช้เวลาอย่างไรไม่เพียง แต่เป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดการในการทำความเข้าใจว่าวันเฉลี่ยเท่าไรสำหรับพนักงานของพวกเขา นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างมีนัยสำคัญ

เป็นการยากที่จะติดตามชั่วโมงของคนทำงานระยะไกลและตรวจสอบว่าต้องใช้เวลาทำงานนานแค่ไหน ด้วย Timely ทำงานในพื้นหลังของคอมพิวเตอร์ในกลุ่มของสมาชิกคุณสามารถรักษาบันทึกดิจิทัลของโครงการทั้งหมด คุณสามารถกำหนดเป้าหมายการบรรลุเป้าหมายเปรียบเทียบเวลาที่บันทึกด้วยค่าประมาณและจัดโครงการตามลำดับความสำคัญ

หากคุณต้องการจัดการสมาชิกในทีมทั้งหมดของคุณในบัญชีเดียวกันแผน Professional จะมีค่าบริการรายเดือน 14.00 เหรียญต่อผู้ใช้

6 RealtimeBoard

รายงานแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่มีส่วนร่วมอย่างมากในองค์กรที่พวกเขาทำงานอยู่ห่างออกไป 87 เปอร์เซ็นต์น้อยกว่าพนักงานที่รู้สึกไม่สบายใจจาก บริษัท ของตน

แม้ว่าจะเป็นเรื่องยุ่งยากเล็กน้อยเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานนอกสถานที่ของคุณมีส่วนร่วม การหาหนทางที่จะช่วยให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของ บริษัท ของคุณจะเป็นก้าวที่สำคัญในการป้องกันอัตราการหมุนเวียนที่สูงของทีมงานระยะไกลของคุณ

การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้เครียดน้อยลงกว่าการเดินทาง แต่คุณพลาดการสนทนาเกี่ยวกับน้ำ และการประชุมระดมสมอง RealtimeBoard เป็นแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกันแบบมองเห็นซึ่งให้โอกาสในการเชื่อมต่อกับทีมแบบดิจิทัลในรูปแบบดิจิทัล ในเวลาจริงคุณสามารถสร้างแผนภาพการวิจัยการระดมความคิดเพิ่มบันทึกย่อและอื่น ๆ แอปฟรีสำหรับสมาชิกได้ไม่เกินสามคนและมีแผนเริ่มต้นที่ 40.00 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับสมาชิกห้าคน

การจัดการทีมระยะไกลอาจเป็นเรื่องยาก แต่การลงทุนในเทคโนโลยีสามารถทำให้ทำงานร่วมกันสื่อสารและติดตามประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น การเพิ่มเครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจของคุณมีความคล่องตัวและเปลี่ยนทีมจากระยะไกลของคุณให้เป็นแรงงานที่มีการทำงานร่วมกันและมีประสิทธิผลมากขึ้น