การจัดการความเสี่ยงสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงผลกำไร: 10 วิธีลดการฉ้อโกง

เกมที่ไม่หวังผลกำไรอาจมีหัวใจอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม แต่เช่นเดียวกับองค์กรใด ๆ ที่ดำเนินธุรกรรมทางการเงินความเสี่ยงในการฉ้อโกงก็มีอยู่ตลอดไป Kelly and Owns, LLC ประเมินการฉ้อโกงภายในประเทศในปีพ. ศ. 2551 มูลค่า 84,000 ล้านเหรียญโดยสาเหตุที่ขาดจากการควบคุมภายในมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นคริสตจักรเพื่อการกุศลองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรต้องใช้มาตรการป้องกันที่เหมาะสมเพื่อป้องกันตัวเองจากการทุจริตและการจัดการที่ไร้สาระ เราได้ระบุ 10 เทคนิคเพื่อลดความเสี่ยงของกิจกรรมที่เป็นการฉ้อฉลในหมู่องค์กรที่ไม่หวังผลกำไร แม้ว่าบทความนี้จะเป็นการแนะนำการลดการทุจริตอย่างเข้มงวด แต่เราขอแนะนำให้คุณลงทุนเป็นช่วงเวลาสำคัญในการวิจัยด้านที่สำคัญของภาคที่ไม่แสวงหาผลกำไร

1. นำโดยตัวอย่าง

หนึ่งในการจัดการเทคนิคที่ง่ายที่สุดสามารถนำมาใช้คือการทำให้หลักจริยธรรมขององค์กรชัดเจน ซึ่งสามารถทำได้สองวิธีคือทางตรงและทางอ้อม แก้ไขปัญหาโดยตรงโดยรวมการลดการฉ้อโกงในการฝึกอบรมพนักงาน ทำให้ชัดเจนว่าพฤติกรรมดังกล่าวจะได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิดผู้กระทำผิดถูกดำเนินคดีตามกฎหมายอย่างเต็มที่ เสริมด้วยเหตุผลทางอ้อมผ่านทางตัวอย่างการบริหาร ผู้นำองค์กรต้องแสดงความซื่อสัตย์สุจริตและระมัดระวังในการตรวจจับและลงโทษพฤติกรรมที่ไม่สามารถยอมรับได้อย่างสม่ำเสมอ อย่าหันเหองค์กรของคุณให้กลายเป็นหวาดระแวงและถูกกล่าวหาว่าเป็นระบบ แต่ให้พนักงานและอาสาสมัครรู้อย่างแน่นแฟ้นและใจดีกำลังเฝ้าดูอยู่

2. แบ่งและพิชิต

มีความปลอดภัยเป็นตัวเลข ในขณะที่คำคุณศัพท์นี้แสดงให้เห็นถึงการปกป้องจากกองกำลังนอกที่ไม่เป็นมิตร แต่ก็สามารถใช้ในการตรวจจับภัยคุกคามจากภายในได้เช่นกัน นี่เป็นแนวทางทั่วไปที่จำเป็นในการจดจำเมื่อคุณตั้งค่าการตรวจสอบในทุกระดับขององค์กร แบ่งงานในลักษณะที่ต้องจัดการและตรวจสอบเงินโดยบุคคลหลายคน คนเดียวที่ทำหน้าที่คนเดียวมักไม่ค่อยพยายามหลอกลวงเมื่อมีส่วนเกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่นหลังจากเหตุการณ์ระดมทุนการปฏิบัติที่ดีควรกำหนดบุคคลหนึ่งให้นับการบันทึกและการฝากเงินบริจาค

3. เสริมสร้างบัญชีธนาคารของคุณ

เงินในธนาคารอาจไม่ได้รับการเตรียมพร้อมตามที่ควร จำกัด การเข้าถึงเงินโดยเด็ดขาดโดยใช้มาตรการป้องกันที่เรียบง่ายคู่ ก่อนอื่นอย่าใช้บัตรเดบิต การป้องกันการตัดบัญชีมีจำนวน จำกัด และเงินที่หายไปอาจเป็นเรื่องยากที่จะชดใช้ และประการที่สองตั้งค่าบัญชีของคุณเพื่อห้ามการถอนเงินสด เงินสดเป็นสารลื่น การถอนเงินควรมาในรูปของเช็คที่ทำขึ้นกับผู้ทำบัญชี นี้จะเพิ่มขั้นตอนเพิ่มเติมทำให้การถอนเงินง่ายต่อการติดตามและควบคุม

4. การบัญชีที่พิถีพิถัน

ทุกองค์กรต้องการระบบบัญชีที่มีการบันทึกอย่างรอบคอบและทั่วถึง นี่อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจจับกิจกรรมที่น่าสงสัย การตั้งค่าระบบที่มีประสิทธิภาพหมายถึงการบันทึกทุกอย่าง กำหนดวิธีการเขียนทุกรายการทางการเงินไม่ว่าจะเล็กเพียงใดก็ตาม บันทึกว่าใครทำอะไรและเมื่อไหร่ ในตัวอย่างของการระดมทุนบริจาคให้ติดตามผู้ที่เก็บเงินซึ่งนับเงินใคร อีกครั้ง นับเงินฝากเงินและอื่น ๆ ตั้งค่าเส้นทางกระดาษที่ชัดเจนให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามแหล่งที่มา ขึ้นอยู่กับขนาดของการดำเนินงานของคุณอาจไม่ควรจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไร

5. การใช้บัตรเครดิต

องค์กรของคุณอาจได้รับประโยชน์จากการใช้บัตรเครดิตธุรกิจ เงินสดและการตรวจสอบไม่เป็นประโยชน์เสมอไปและตามที่เราได้กล่าวมาก่อนบัตรเดบิตไม่ใช่ความคิดที่ดี เครดิตมีการคุ้มครองที่ดีขึ้นและจะไม่ทำให้เงินของคุณเสียหายในกรณีที่เกิดการฉ้อโกง กุญแจสำคัญในการใช้บัตรเครดิตคือการรักษาใบเสร็จรับเงิน สำหรับการซื้อทุกครั้งต้องแน่ใจว่าได้จัดหาเอกสารและยื่นใบเสร็จรับเงิน เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเรียกเก็บเงินแต่ละใบจะได้รับใบเสร็จการตรวจสอบอีกครั้งและตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมอยู่ในยอดเงินในใบแจ้งยอดของคุณ

6. พนักงานคัดกรอง

การประกอบทีมงานที่น่าเชื่อถือเป็นที่ชัดเจน นี้จะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบพื้นหลังที่มีศักยภาพในการว่าจ้าง ค้นหาว่าผู้สมัครมีประวัติความผิดพลาดหรือไม่ การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณประหยัดทั้งปัญหา ขอข้อมูลอ้างอิงและติดต่อกับพวกเขาด้วย หากแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือบางแหล่งสามารถรับรองผู้สมัครได้นั่นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ใช้เวลาในการสัมภาษณ์เพื่อแก้ไขปัญหาการฉ้อโกง คุณสามารถอ่านตัวอักษรของผู้สมัครผ่านการสนทนาแบบง่ายๆ เดินเขาหรือเธอผ่านสถานการณ์สมมุติฐานเกี่ยวกับการฉ้อโกง ขั้นตอนนี้จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับขั้นตอนการคิดของผู้สมัครพร้อมกับส่งข้อความว่าองค์กรของคุณได้รับเรื่องอย่างจริงจัง

7. กำหนดงบประมาณ

คุณไม่สามารถได้รับพื้นฐานมากขึ้นกว่านี้ ตั้งงบประมาณและยึดติดไว้ นี่คือวิธีการรู้ว่าเงินของคุณจะไปที่ใดก่อนที่จะไปที่นั่น โดยการสร้างความคาดหวังคุณสามารถดูว่าเงินของคุณควรจะไปและเปรียบเทียบกับความเป็นจริงของสถานการณ์ การจัดทำงบประมาณจะช่วยป้องกันไม่ให้จ่ายเงินมากเกินไป คุณจะรู้ว่าควรให้เงินจำนวนเท่าใดสำหรับแต่ละประเภทและสามารถรับรู้ความแตกต่างได้ดียิ่งขึ้น มีแนวโน้มว่าคุณจะต้องปรับงบประมาณของคุณเมื่อถึงเวลาที่ใช้ ไม่เป็นไร. แต่ไม่คำนึงถึงความสามารถในการคาดการณ์ของสินทรัพย์ในอนาคตให้ดำเนินการงบประมาณโดยพิจารณาจากประมาณการที่ดีที่สุดเสมอ

8. การตรวจสอบ

การตรวจสอบความประหลาดใจเป็นระยะ ๆ จะช่วยยืนยันการเงินขององค์กร ในขณะที่ไม่ได้ดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์เพียงอย่างเดียวในการตรวจสอบการทุจริตการตรวจสอบเป็นเครื่องมือในการตรวจสอบการไหลของเงินไม่ใช่ทุกองค์กรจะสามารถจ่ายเงินได้ หากเป็นกรณีนี้ให้ใช้บุคคลภายนอกภายนอกเพื่อตรวจสอบข้อมูลบัญชีและประวัติการทำธุรกรรม บุคคลภายนอกสามารถทำหน้าที่เป็นชุดที่สองที่จำเป็นมากและช่วยตรวจจับการตกงาน นอกเหนือจากการตรวจจับการฉ้อโกงแล้วการทบทวนดังกล่าวเป็นมาตรการป้องกันโดยการแจ้งให้พนักงานทราบว่าองค์กรกำลังเฝ้าดูการทำผิดครั้ง

9. ลายมือชื่อในเช็ค

ต้องมีลายเซ็นสองตัวในเช็คที่เขียนด้วยชื่อขององค์กรจะรับประกันได้อย่างน้อยสองคนได้ตรวจสอบและอนุมัติการทำธุรกรรม อีกครั้งนี้จะกลับไปหารแรงงานและเพิ่มจำนวนของคนที่จำเป็นในการทำธุรกรรม หากบุคคลใดได้รับอนุญาตให้เขียนเช็คโดยไม่ต้องมีการตรวจสอบได้ประตูเปิดกว้างก็เปิดกว้าง ควรหลีกเลี่ยงเช็คที่ว่างเปล่าเมื่อทำได้

10. เงินสดย่อย

การลดการทุจริตเกิดขึ้นในทุกระดับของการเงินที่ไม่หวังผลกำไร องค์กรส่วนใหญ่ยังคงมีการจัดหาเงินสดย่อยสำหรับธุรกรรมขนาดเล็กซึ่งมักไม่อาจคาดการณ์ได้ ไม่ทำผิดพลาดในการสูญเสียการติดตามวิธีเงินสดย่อยจะใช้เวลา ใช่มันมักจะมีไว้สำหรับของ miscellany แต่เนื่องจากมันมาในรูปแบบของค่าเงินดอลลาร์เงินสดย่อยง่ายที่จะทำผิดกฎเกี่ยว ถือใบเสร็จรับเงินและเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายที่ตึงตัว การควบคุมอย่างระมัดระวังของธุรกรรมที่มีขนาดเล็กจะทำให้เกิดการฉ้อโกงในระดับที่สูงขึ้นและเป็นอันตรายมากขึ้น